Določite in nadzirajte, katere dokumente kdo vidi

Si predstavljate, da nepooblaščene osebe – tekmeci, nepridipravi ali preveč zvedavi sodelavci – dobijo dostop do vaše poslovne dokumentacije? Omogočanje dostopa le tistim, ki so za posamezne dokumente pristojni, je najboljša praksa in preventiva, da ne pride do zlorabe. Dostop do poslovnih strategij, pogodb in drugih ključnih dokumentov lahko v primeru zlorabe predstavlja resno grožnjo za podjetje. Nadzor takšnega nepooblaščenega vpogledovanja v …

V kakšen format skenirati dokumente, da bodo ti primerni za dolgoročno elektronsko hrambo in skladni s slovensko zakonodajo?

Skeniranje dokumentov je postalo res enostavno in je že del poslovnega vsakdana. Vse več ljudi to zna, pa tudi skenerji in večnamenske naprave so postale že zelo prijazne do uporabnikov. A vendarle je treba vedeti, kateri format shranjevanja izbrati za dolgoročno, zakonsko skladno hrambo vaših poslovnih dokumentov. Format naj bo PDF/A ali TIF Ste vedeli, da slovenska zakonodaja o elektronskih …

Kdaj in kje izgubljate denar, če vaša dohodna pošta ostaja na papirju?

Dohodna pošta v podjetjih še vedno predstavlja enega od temeljev informacij – na papirju podjetja prejemajo pogodbe, pravne in davčne zahtevke, tudi banke in druge ustanove najbolj pomembna sporočila še vedno pošiljajo na papirju. Na tak način prihajajo v podjetje tudi druge informacije, pomembne za optimalno delovanje podjetja. Ali ste pomislili, kaj vse bi pridobili, če bi dohodno pošto digitalizirali …

Spoznajte najbolj uporabne funkcije večnamenskih naprav

Saj poznate večnamenske naprave – tiste velike tiskalnike, ki znajo tudi fotokopirati, nekatere pa celo skenirati in faksirati dokumente? Naj vam razkrijemo skrivnost – znajo še mnogo več! Najbolj napredne, recimo tiste, vključene v enostaven dokumentni sistem Canon EffectiveOffice, znajo tudi: Prepoznavati vsebino dokumentov in jih razvrščati različnim delovnim skupinam. Ja, prav ste prebrali – ob pravilni nastavitvi zna naprava …

Pravočasno opomnite nadrejene na obveznosti

Če priprava pomembne poslovne dokumentacije zamuja, zamuja tudi posel in tako se zamaknejo tudi prihodki podjetja. In kaj je najhuje? Če se dokumenti zataknejo pri sodelavcu in ta nanje pozabi! Kako to rešiti? Načinov je več, prav vsi pa so povezani s pregledom nad tem, katere zadeve so odprte in pri kom so v obdelavi. Procese običajno pozna tudi tajništvo. …

Papirnati in elektronski arhiv hkrati?

Od 1. januarja 2015 je poslovanje z javnim sektorjem mogoče le prek elektronskih računov. Torej nič več izdajanja papirnih faktur. Kaj to pomeni za vas? Prvi korak naredite tako, da se pozanimate o možnostih uvedbe e-računa v vašem podjetju. To ni zelo zapleteno, informacije pa lahko dobite pri svojem računovodji, vzdrževalcu poslovne programske opreme ali pri svoji banki. Izdane in prejete …

Predvidite zastoje pri obdelavi dokumentov

To zgodbo poznamo prav vsi – pri pripravi nekega dokumenta se mudi, vsi zavihajo rokave, le eden od ključnih sodelavcev nima časa, da bi izpolnil svojo nalogo. Pogodba, ki bi morala že davno k stranki, se tako za nekaj dni zatakne neznano kje. Kaj storiti, da ne boste zastoja zaznali šele, ko bo že vse narobe in se bo stranka …

Natisnite dokument, ki ste ga prejeli po e-pošti

Brezpapirna pisarna, v kateri dokumente ustvarjamo z računalniki in jih pošiljamo po elektronski pošti, včasih le ni tako brezpapirna, kot bi si želeli. Priložnosti, ko potrebujemo nek dokument na papirju, je še vedno veliko – podpisi pogodb, kakšen sestanek ali konferenca, včasih natisnemo kakšno reč le zato, da jo lažje beremo, saj smo že utrujeni od gledanja v monitor. Kar …

Izognite se živčnosti zaradi iskanja dokumentov

Saj veste, kaj je ena najbolj stresnih situacij v službi? Nenadoma vas pokliče stranka ali pa nadrejeni in zahteva, da v pol ure pošljete nek dokument s popravki, ki vam jih narekuje kar po telefonu. Kako se znajdete? Se vam zdi, da je to odvisno le od vas ali tudi od tega, kako dobro imate organizirano poslovno dokumentacijo, po možnosti …