Na terenu dostopajte do kompletne dokumentacije o stranki

Znajdete se pri stranki, kjer rešujete tehnične težave, hkrati pa vam stranka očita, da se ne držite rokov iz pogodbe ter da bo zahtevala poplačilo odškodnine. Najbolje je seveda v takem primeru nemudoma preveriti pogodbo ali naročilo stranke. A pri terenskem delu se zna zgoditi, da kak dokument pozabite v pisarni ali pa ga mora najprej poiskati pravna služba. V …

Samodejno sledite izhodni pošti in dokumentom

»Kdaj smo poslali tisto pogodbo novemu partnerju? Kdo jo je zadnji videl? Kakšni so roki v njej?« Vse to so vprašanja, ki se lahko porajajo v praksi med iskanjem pogodbe, da bi preverili, kakšen je dogovor. Zakaj ne bi imeli vzpostavljenega sistema, ki bi samodejno beležil, kdaj in komu ste poslali kak dokument, zraven pa še samodejno prepoznaval ključne informacije …

Kdaj je e-račun za vas lahko koristen?

E-računi bodo vašemu podjetju prinesli največjo korist, če boste poskrbeli tudi za elektronsko pot likvidacije in arhiviranja računov. V nasprotnem primeru boste e-račune primorani še vedno tiskati in jih v podjetju procesirati na papirju … Če boste pravilno uredili elektronsko pot obdelave e-računov, jih boste obdelali kar v svojem računovodskem programu ali e-banki, nato pa jih tudi izjemno enostavno elektronsko …

Določite in nadzirajte, katere dokumente kdo vidi

Si predstavljate, da nepooblaščene osebe – tekmeci, nepridipravi ali preveč zvedavi sodelavci – dobijo dostop do vaše poslovne dokumentacije? Omogočanje dostopa le tistim, ki so za posamezne dokumente pristojni, je najboljša praksa in preventiva, da ne pride do zlorabe. Dostop do poslovnih strategij, pogodb in drugih ključnih dokumentov lahko v primeru zlorabe predstavlja resno grožnjo za podjetje. Nadzor takšnega nepooblaščenega vpogledovanja v …

V kakšen format skenirati dokumente, da bodo ti primerni za dolgoročno elektronsko hrambo in skladni s slovensko zakonodajo?

Skeniranje dokumentov je postalo res enostavno in je že del poslovnega vsakdana. Vse več ljudi to zna, pa tudi skenerji in večnamenske naprave so postale že zelo prijazne do uporabnikov. A vendarle je treba vedeti, kateri format shranjevanja izbrati za dolgoročno, zakonsko skladno hrambo vaših poslovnih dokumentov. Format naj bo PDF/A ali TIF Ste vedeli, da slovenska zakonodaja o elektronskih …

Kdaj in kje izgubljate denar, če vaša dohodna pošta ostaja na papirju?

Dohodna pošta v podjetjih še vedno predstavlja enega od temeljev informacij – na papirju podjetja prejemajo pogodbe, pravne in davčne zahtevke, tudi banke in druge ustanove najbolj pomembna sporočila še vedno pošiljajo na papirju. Na tak način prihajajo v podjetje tudi druge informacije, pomembne za optimalno delovanje podjetja. Ali ste pomislili, kaj vse bi pridobili, če bi dohodno pošto digitalizirali …

Spoznajte najbolj uporabne funkcije večnamenskih naprav

Saj poznate večnamenske naprave – tiste velike tiskalnike, ki znajo tudi fotokopirati, nekatere pa celo skenirati in faksirati dokumente? Naj vam razkrijemo skrivnost – znajo še mnogo več! Najbolj napredne, recimo tiste, vključene v enostaven dokumentni sistem Canon EffectiveOffice, znajo tudi: Prepoznavati vsebino dokumentov in jih razvrščati različnim delovnim skupinam. Ja, prav ste prebrali – ob pravilni nastavitvi zna naprava …

Pravočasno opomnite nadrejene na obveznosti

Če priprava pomembne poslovne dokumentacije zamuja, zamuja tudi posel in tako se zamaknejo tudi prihodki podjetja. In kaj je najhuje? Če se dokumenti zataknejo pri sodelavcu in ta nanje pozabi! Kako to rešiti? Načinov je več, prav vsi pa so povezani s pregledom nad tem, katere zadeve so odprte in pri kom so v obdelavi. Procese običajno pozna tudi tajništvo. …

Papirnati in elektronski arhiv hkrati?

Od 1. januarja 2015 je poslovanje z javnim sektorjem mogoče le prek elektronskih računov. Torej nič več izdajanja papirnih faktur. Kaj to pomeni za vas? Prvi korak naredite tako, da se pozanimate o možnostih uvedbe e-računa v vašem podjetju. To ni zelo zapleteno, informacije pa lahko dobite pri svojem računovodji, vzdrževalcu poslovne programske opreme ali pri svoji banki. Izdane in prejete …