Spoznajte najbolj uporabne funkcije večnamenskih naprav

Saj poznate večnamenske naprave – tiste velike tiskalnike, ki znajo tudi fotokopirati, nekatere pa celo skenirati in faksirati dokumente? Naj vam razkrijemo skrivnost – znajo še mnogo več! Najbolj napredne, recimo tiste, vključene v enostaven dokumentni sistem Canon EffectiveOffice, znajo tudi: Prepoznavati vsebino dokumentov in jih razvrščati različnim delovnim skupinam. Ja, prav ste prebrali – ob pravilni nastavitvi zna naprava …

Pravočasno opomnite nadrejene na obveznosti

Če priprava pomembne poslovne dokumentacije zamuja, zamuja tudi posel in tako se zamaknejo tudi prihodki podjetja. In kaj je najhuje? Če se dokumenti zataknejo pri sodelavcu in ta nanje pozabi! Kako to rešiti? Načinov je več, prav vsi pa so povezani s pregledom nad tem, katere zadeve so odprte in pri kom so v obdelavi. Procese običajno pozna tudi tajništvo. …

Papirnati in elektronski arhiv hkrati?

Od 1. januarja 2015 je poslovanje z javnim sektorjem mogoče le prek elektronskih računov. Torej nič več izdajanja papirnih faktur. Kaj to pomeni za vas? Prvi korak naredite tako, da se pozanimate o možnostih uvedbe e-računa v vašem podjetju. To ni zelo zapleteno, informacije pa lahko dobite pri svojem računovodji, vzdrževalcu poslovne programske opreme ali pri svoji banki. Izdane in prejete …

Predvidite zastoje pri obdelavi dokumentov

To zgodbo poznamo prav vsi – pri pripravi nekega dokumenta se mudi, vsi zavihajo rokave, le eden od ključnih sodelavcev nima časa, da bi izpolnil svojo nalogo. Pogodba, ki bi morala že davno k stranki, se tako za nekaj dni zatakne neznano kje. Kaj storiti, da ne boste zastoja zaznali šele, ko bo že vse narobe in se bo stranka …

Natisnite dokument, ki ste ga prejeli po e-pošti

Brezpapirna pisarna, v kateri dokumente ustvarjamo z računalniki in jih pošiljamo po elektronski pošti, včasih le ni tako brezpapirna, kot bi si želeli. Priložnosti, ko potrebujemo nek dokument na papirju, je še vedno veliko – podpisi pogodb, kakšen sestanek ali konferenca, včasih natisnemo kakšno reč le zato, da jo lažje beremo, saj smo že utrujeni od gledanja v monitor. Kar …

Izognite se živčnosti zaradi iskanja dokumentov

Saj veste, kaj je ena najbolj stresnih situacij v službi? Nenadoma vas pokliče stranka ali pa nadrejeni in zahteva, da v pol ure pošljete nek dokument s popravki, ki vam jih narekuje kar po telefonu. Kako se znajdete? Se vam zdi, da je to odvisno le od vas ali tudi od tega, kako dobro imate organizirano poslovno dokumentacijo, po možnosti …

Se vam bolj splača obdelovati papirne ali elektronske dokumente?

“Obdelava tiskane fakture stane 40 evrov, obdelava elektronske pa le 10 evrov,” je na nedavni konferenci o elektronskih računih povedala Pirjo Ilola iz Finske zveze za finančne storitve. Številke so morda nekolike višje, saj prihajajo iz sorazmerno produktivnega in bogatega dela Evrope, a razmerje je zagotovo pravo. Ste kdaj zares ocenili stroške pri obdelavi papirnih dokumentov? Ste prepričani, da je …

Olajšajte si poročanje o porabi za reprezentanco

Saj poznate tisto zgodbo o direktorju, ki veliko sestankuje s poslovnimi strankami, jih vozi na kosila, obiskuje na vseh koncih Evrope, vendar pa se mu računi vedno izgubljajo in so pri obračunavanju stroškov reprezentance ob koncu meseca vedno zapleti? Ko pa je tako odveč tiste račune zbirati v ločeno mapo, na njih pisati pomembne podatke s kom, kdaj, kje, s …

Kam je šla tista pogodba, ne najdem je?!

Preveriti morate že podpisano pogodbo, pa je ne najdete – katastrofa! Ni je v fasciklu, ne najdete je na svoji mizi, v elektronski pošti ali na disku pa je tudi ni, ker se vam je pred kratkim sesul disk. Čas je za plan B – pogledate še pri sodelavcih, vprašate šefa, celo v torbo in predale pri sebi doma pogledate. …