Rešitev EffectiveOffice s pridom izkorišča napredne funkcionalnosti večnamenskih naprav, združljivih s Canonovim sistemom MEAP (Multi-functional Embedded Application Platform – v naprave, ki podpirajo MEAP, lahko namestimo poljubne aplikacije in tako razširimo funkcionalnost naprave). Če že imate Canonovo večnamensko napravo, lahko tukaj enostavno preverite, ali je združljiva z EffectiveOffice.

Če naprave še nimate, imate na voljo več možnosti. V paketu EffectiveOffice lahko denimo najamete večnamensko napravo, s katero boste optimizirali svoje dokumentno poslovanje ter prihranili čas in tudi denar, saj boste tiskali ceneje. Z dokumenti, ki jih boste skenirali, boste poslovali enostavneje, bolj varno, mobilno in transparentno.

Poslovne in komunikacijske navade so takšne, da še vedno veliko poslovne komunikacije poteka na papirnatem mediju. Vendar pa boste z rešitvijo EffectiveOffice lahko poskrbeli, da bo vaše delovno okolje s papirjem manj obremenjeno, saj boste vse vhodne dokumente lahko avtomatizirano poskenirali in razvrstili po prejemnikih ter tako delegirali naloge, ki jih morajo z dokumenti opraviti. Papirne izvirnike pa boste nemudoma lahko arhivirali v za to namenjen prostor. Tako bo vaša pisarna postala sodobno elektronsko delovno okolje s podporo takemu načinu dela, ki je neobremenjujoč za okolje, enostaven, hiter in pregleden, predvsem pa tudi mobilen. Še vedno boste lahko z večnamensko napravo po potrebi tudi tiskali – varno in nadzorovano ter stroškovno ugodno.

Morda dokumente skenirate in jih odlagate v za to namenjene mape na sistemu hrambe podatkov. Tak način uporabe delno rešuje težave s papirnatimi dokumenti, vendar pa tudi povzroča nove. Nad dostopom do dokumentov nimate nadzora, tudi ni znano, kdo ima na katerem dokumentu še neizvršene naloge, in tudi ni povsem jasno, kdo je lastnik, upravitelj ali skrbnik dokumenta. Prav tako dokumenti običajno niso opremljeni s spremljajočimi podatki, kot so način in datum sprejema, tip dokumenta, scenarij, po katerem mora biti dokument obdelan, rokom obdelave dokumenta in podobnimi.

Če vam tak način dela ustreza in ste z njim učinkoviti, potem vas EffectiveOffice morda ne zanima.

Vsi tisti, ki želijo nad dokumentnim prostorom v podjetju nadzor, pregled in enostavno dostopnost ter napredne funkcionalnosti, pa naj razmislijo, ali se jim uvedba sistema EffectiveOffice lahko izplača – s prihrankom časa in tudi denarja.

Prihranek časa je odvisen od tega, koliko dokumentov prejmete, kaj z njimi počnete in kako jih upravljate v času njihovega življenjskega cikla. Pri računanju prihranka časa upoštevajte tako čas, potreben za jutranje razdeljevanje pošte, čas, potreben za prepošiljanje dokumentov, iskanje dokumentov (pogodb, računov, potnih in servisnih nalogov ter drugih), čas, potreben za reševanje zahtevkov, pri katerih je treba pregledovati in preverjati dokumentacijo … Nenazadnje lahko k temu prištejete tudi čas, potreben za razvrščanje in arhiviranje dokumentov.

Z rešitvijo EffectiveOffice imate z dokumenti nekaj dela le na začetku njihove elektronske procesne poti, pa še takrat vam čas prihrani večnamenska naprava, ki jih samodejno poskenira in razvrsti v zbirki podatkov. Nato je potrebna le minimalna količina časa, da dokumente pošljete prejemnikom oziroma jih delegirate v delovne procese, kjer jih nato sodelavci procesirajo.

Ne pozabite tudi na čas, ki ga prihranite, ker lahko kadarkoli vidite, kateri dokumenti še niso obdelani in tako odpravite ozka grla ali pa celo nepravilnosti v postopkih, zaradi katerih lahko prihaja do zastojev ali celo odstopanj od poslovnih ciljev. Nenazadnje lahko nadzorni kadri vedno vidijo stanje postopkov in tako ustrezno korigirajo delovno pretočnost v podjetju.

Po dokumentih je enostavno iskati, saj so vsi dokumenti opremljeni s spremljevalnimi podatki, kot so datum sprejema, datum zapadlosti, pošiljatelj, prejemnik, datum odposlanja, številka dokumenta, tip dokumenta in še kaj. Poleg tega lahko programska oprema tudi samodejno optično bere dokumente (OCR), kar pomeni, da slike dokumentov spremeni tudi v besedilo, po katerem je vedno mogoče iskati na način »full text search« (iskanje po vsem besedilu).

Iskanje dokumentov bo tako verjetno res podobno iskanju igle v kopici sena – le da boste tokrat iglo z lahkoto našli.

Čeprav je sistem videti enostaven, je zasnovan z zmogljivimi varnostnimi mehanizmi. Med drugim lahko za vsak tip dokumenta nastavimo, kdo jih sme odpirati in procesirati, prav tako zaposlenim nastavimo vloge, ki jih sistem uporablja za omogočanje ali onemogočanje dostopa do dokumentacije.

Tudi v primeru, da zaposleni do dokumentacije dostopajo z mobilnimi napravami, je zagotovljena varnost. Še več – sistem ohranja sledi, da je točno razvidno, kdaj in kdo je dostopal do katerih dokumentov. O vseh teh vpogledih in postopkih je mogoče pripravljati redna poročila v enem od priljubljenih podatkovnih formatov, da je potem tudi enostavno analizirati aktivnosti znotraj delovnega procesa.

Tudi ko gre nekdo od zaposlenih na dopust, so stvari enostavne – takrat lahko delegira katerega od sodelavcev, da opravlja njegove funkcije v dokumentnem sistemu, to pa je tudi dosledno zabeleženo na tak način, da je jasno, kdo je nadomeščal koga in v kakšni vlogi.

Sistem je odlično integriran s poslovnim okoljem Microsoft – z operacijskim sistemom Windows in Windows Server ter s pisarniško zbirko Office. To v praksi pomeni, da je zelo enostavno v sistem vlagati tudi dokumente iz e-poštnega nabiralnika (poslane in prejete), jih dodeljevati z zadevami, prav tako pa lahko v sistem vedno vložite tudi dokumente s pomnilniških enot.

Kar s tem pridobite, je celovit vpogled v dosjeje posameznih zadev ali strank, kar pomeni, da vsakič, ko je treba vpogledati v poslovno zadevo, ni več treba iskati dokumentacije v različnih fasciklih, mapah na disku ali v prenapolnjenem elektronskem nabiralniku.

Vprašanja?

Če v sosednjem seznamu vprašanj niste našli želenega odgovora nas lahko kontaktirate preko spodnjega obrazca: