Spomladansko čiščenje pisarne: 5 korakov za izboljšanje delovnih procesov

Okoliščine na delovnem mestu lahko hitro postanejo neznosne, saj seznamu stvari, ki jih moramo opraviti v času delovnika, velikokrat res ni videti konca. A izčrpavanje in delo prek zmogljivosti nista najboljši odgovor. Še posebej zato ne, ker vodita v stresne situacije in v vsesplošno nezadovoljstvo zaposlenih.

Napaka, ki jo podjetja v takšnih primerih največkrat delamo, je, da rešitve, kako se z nastalimi okoliščinami spopadati, prepustimo zaposlenim in njihovi organiziranosti. Pritiskamo, da še malo potrpijo in delajo prek svojih zmožnosti, ne da bi uvideli, da težava morda tiči nekje drugje, denimo v tem, da se metode, kako se v podjetju lotevate vsakdanjih opravil, ne obnesejo več.

Še posebej, če se težave, ki zaradi neučinkovitih delovnih procesov rade nastopajo – kot denimo negodovanja strank, ki niso zadovoljne z vašimi storitvami ali kakovostjo izdelkov, izgoreli zaposleni, podvajanje nalog, zamujanja rokov – ponavljajo. Zato je pomembno, da ko v podjetju zaznate prve znake težav, primerno ukrepate.

K sreči obstaja nekaj usmeritev, kako delo v podjetju bolje organizirati. Z ukrepi, ki smo jih zbrali spodaj, lahko začnete že danes izboljševati potek vaših delovnih procesov in postanete bolj učinkoviti.

1. Izrišite delovni proces

Po tem, ko ste določili, kateri delovni proces želite izboljšati, dokumentirajte vsak korak znotraj procesa posebej in jih v obliki scenosleda izrišite. Pomembno je, da z zaposlenimi podrobno predelate vsako fazo v procesu, zato da kakšne podrobnosti ne bi izpustili.

Kaj je to delovni proces?

Delovni proces je skupek korakov ali nalog, ki jih v podjetju uporabljate za to, da bi dosegli določen cilj – ustvarili izdelek, ponudili storitev –, ki bo končnemu kupcu prinesel določeno vrednost. Če je delovni proces dobro postavljen, lahko bistveno izboljša učinkovitost vaše ekipe in poveča zadovoljstvo vaših kupcev.

2. Analizirajte proces

Izrisan proces uporabite za to, da raziščete, kje v njem nastopijo težave. Pri tem si lahko pomagate z vprašanji, kot so:

  • Kaj najbolj žuli vaše stranke?
  • Kje nastajajo težave in kaj gre največkrat narobe?
  • Kateri od korakov v procesu zahteva največ časa za izvedbo?
  • Zakaj upada kakovost vaših storitev?

Nato se pogovorite z ljudmi, ki jih proces zadeva. Kakšna opažanja imajo sami in kje menijo, da nastaja problem oziroma kakšno rešitev predlagajo? Pomembno je, da najdete izvor problema, saj zdravljenje simptomov težav ne bo izkoreninilo.

3. Preoblikujte proces

V tretjem koraku nastopi preoblikovanje procesa in iskanje rešitev. Najprej poskrbite, da bodo vsi vpleteni razumeli, kaj s procesom rešujete in kakšnemu cilju z njim sledite. Nato skupaj raziščite, kako bi probleme, ki ste jih identificirali v 2. koraku, razrešili. Premislite tudi o možnih težavah, ki bi se lahko na poti pojavile.

Po tem, ko ste med predlaganimi rešitvami izbrali najprimernejšo in dogovorili proces, ustvarite nov diagram, ki bo dokumentiral vsak nov korak v procesu posebej, diagram pa nato prilepite na vidno mesto v podjetju, da bo vsem na očem.

4. Implementirajte proces

Izboljšanje delovnega procesa bo s seboj zagotovo prineslo nekaj sprememb. Morda boste morali uvesti poslovne sisteme ali zamenjati obstoječe, če so ti zastareli, morda boste morali v podjetje povabiti novega sodelavca ali za obstoječe organizirati izobraževanja in jih pripraviti na nov potek dela.

5. Evalvirajte proces

Le malo stvari je že od samega začetka popolnih. Zato ko vzpostavite nov proces, aktivno preverjajte, kako se stvari v prvih tednih in mesecih od uvedbe odvijajo. Pričnete lahko morda tako, da ga najprej vpeljete pri eni stranki in ga izpopolnite ter nato postopoma dodajate nove. S tem se boste izognili, da bi se porodni krči pojavili pri vseh strankah naenkrat.

Kako si lahko vsakdanje pisarniške naloge poenostavite z orodji, kot je sistem za upravljanje informacij v oblaku in pohitrite vaše procese, preberite v zapisu “Kako poskrbeti, da bo sistem za upravljanje informacij rasel skupaj z vami?”.

Preberite tudi