Pisarniški trendi v letu 2018: evolucija digitalnih delovnih mest

Delovna mesta se spreminjajo z veliko hitrostjo. Prilagodljivi delovniki, delo od doma, mobilni zaposleni, souporaba delovne mize (hot desking) ter mednarodni sodelavci vsi prispevajo k raznolikemu in resnici na ljubo včasih tudi kaotičnem okolju. In s povečevanjem količine podatkov, s katerimi operiramo, nas vse bolj pestijo vprašanja, kako le-te obvladovati in varovati.

V isti sapi pa se podjetja vedno bolj zavedajo pomena hitre in varne izrabe podatkov, ne glede na to, kje se nahajajo njihovi zaposleni ali v kateri industriji delujejo oz. vpliva tehnologije — vzpon računalništva v oblaku, masovni podatki, blockchain, mobilne tehnologije — na uspešnost poslovanja podjetij. V svetu, v katerem lahko robotika in umetna inteligenca (UI) presežeta ljudi skoraj v vsaki podatkovni nalogi, je za vodilne kadre ključno ugotoviti, kako s pomočjo tehnologije procese narediti še učinkovitejše.

Prav zato smo v letošnji raziskavi OfficeInsights 2018, v katero smo vključili 2550 predstavnikov podjetij iz 24 držav, skušali ugotoviti, na kakšen način digitalne tehnologije oziroma digitalna delovna okolja izzivajo podjetja, da se svojih pisarniških opravil lotevajo drugače in s tem spodbujajo poslovno rast ali povedano drugače, kaj nakazujejo današnje delovne prakse podjetij po svetu in v kolikšni meri je vanje že vpletena tehnologija.

Kaj narekujejo pisarniški trendi v letu 2018?

Raziskava, ki smo jo izvedli na območju Zahodne, Srednje in Vzhodne Evrope, Evrazije, Bližnjega vzhoda in Afrike je pokazala, da je tiskanje dokumentov v današnjih pisarnah še vedno neizbežno, pa vendar je veliko podjetij začelo vlagati v digitalne načine obdelave dokumentov, da bi na ta način znižali stroške tiskanja.

Z informacijami v središču vsakega podjetja pa je avtomatizirana obdelava — na primer digitalizacija papirnih dokumentov in uporaba aplikacij delovnega procesa — postaja še bolj razširjena.

Na drugi strani pa v težnji po zaščiti vseh teh novih elektronskih podatkov, podjetja več denarja vlagajo v IT varnostne rešitve. Slednje je še bolj pospešila evropska Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov (GDPR), ki je na tem področju postavila nova pravila, o katerih smo na naših straneh že pisali.

Poleg reševanja proračunskih izzivov pa sta pojav mobilnih naprav in storitev v oblaku privedla do realnosti, v kateri si več in več delavcev želi delati na daljavo. To predstavlja svojevrsten izziv, saj morajo podjetja, da bi se na to realnost prilagodila, zastaviti nove okvirje delovanja, razviti novo kulturo in poiskati ustrezno informacijsko tehnologijo, ki bo slednje dovoljevala.

Ključni izsledki raziskave:

  • 36 % višjih vodstvenih delavcev skeniranje dokumentov smatra za kritično
  • 45 % podjetij bo v naslednjih dveh letih vlagalo v izboljšanje dokumentnih procesov
  • Industrijski analitiki v letu 2018 napovedujejo porabo trilijona dolarjev za IT varnost
  • 93% vprašanih meni, da bodo aplikacije v oblaku postale normativ

Seveda pa se na koncu napredki v tehnologiji razlikujejo od države do države ter od industrije do industrije, zaradi česar imajo izvršni kadri pogosto težave ugotoviti, katere ukrepe morajo sprejeti, da bi pospešili razvoj poslovanja. Poglejmo, kaj raziskavi pravi o trendih v Sloveniji.

Kaj izsledki pravijo za Slovenijo?

Slovenska podjetja tiskanje, kopiranje in skeniranje dokumentov smatrajo kot pomembno.

A za razliko od raziskave, ki smo jo opravili pred dvema letoma, se je % posameznikov, ki tiskajo več, kot leta pred tem, znižal za 10 %.

Še vedno pa več kot 56 % podjetij ne meri stroškov tiska.

Na drugi strani pa se kaže premik v digitalno poslovanje. 14 % podjetij pričakuje, da bo v letošnjem letu za upravljanje dokumentov začelo uporabljati aplikacije v oblaku.

Tudi sicer 57 % vprašanih orodja za izmenjavo dokumentov oz. sodelovalna orodja, ki delujejo v oblaku smatra kot pomembna oziroma ključna.

Prav tako pa več kot polovica vprašanih verjame, da bo v prihodnjem letu do dveh za varnost dokumentov storila več.

Celotno raziskavo lahko prenesete tukaj.

Če ta hip ne morete hitro obnoviti pomembnega dokumenta ali čim bolj učinkovito omejiti dostopa do zaupnih podatkov, potem zagotovo ne dosegate skladnosti z uredbo. Se želite na uvedbo GDPR, ki bo stopila v veljavo 25. maja 2018, pravočasno pripraviti? Povprašajte nas za konkretne nasvete ali preverite našo ponudbo paketov informacijskega sistema EffectiveOffice Cloud, s katerim boste lahko vse vaše podatke spravili v red.

Preberite tudi