Pisarniške prostore prilagodite načinu, kako zaposleni opravljajo svoje delo

Zaposleni svoj delovnik preživljajo na različne načine. Delo opravljajo sami, v paru ali z večjo ekipo zaposlenih, udeležujejo se izobraževanj in sestankujejo s strankami. Pa ste se že kdaj vprašali, ali tovrstnemu načinu dela ustreza tudi ureditev vaših poslovnih prostorov? Ali bolje, kako bi morali urediti pisarne, da bi delovne procese danes lahko bolj učinkovito opravljali?

Različne študije kažejo, da so dobro zasnovani prostori eden izmed najlažjih in stroškovno najbolj učinkovitih načinov, kako poskrbeti, da boste delo v podjetju hitreje in predvsem bolje opravili. S tehtnejšim premislekom, kako prostore približati vsakdanjiku zaposlenih, bi se njihova učinkovitost namreč lahko povečala tudi za 20 %. To pomeni, da bi lahko štirje zaposleni zaradi boljše ureditve nadoknadili delo petega.

Veliko načinov obstaja, kako načrtovati prostore, da bodo ti za zaposlene bolj udobni in funkcionalni, vsem pa je skupna ista pot:

1. Najprej ugotovite, kako dobro ali slabo prostore izrabljate ta hip

Slaba delovna okolja se ne rodijo, ampak nastanejo. Pomislite, konfiguracija pisarne, ki je morda odlično služila pred petimi leti, je danes lahko povsem nefunkcionalna. Še posebej, ker je vsakdanjik danes močno odvisen od digitalnih pripomočkov. Najboljši način, kako ugotoviti funkcionalnost vaših prostorov, je, da opravite preizkus in ugotavljate, kako pisarniško okolje, njegova uporaba in trenutne rešitve vplivajo na opravljeno delo.

Pisarniško okolje

Ugotovite, ali postavitev pisarn in miz zaposlenim pomaga pri delu ali jih zavira. To lahko storite tako, da nekaj časa spremljate njihovo gibanje in ste pozorni na morebitne neskladnosti.

Alarm:

  • Osebe, ki veliko delajo v skupinah, ne prihajajo v stik z drugimi zaposlenimi.
  • Zaposleni veliko časa porabijo na poti do sejnih sob, tiskalnika, straniščnih prostorov ipd.

Uporaba prostora

Ugotovite, kako pogosto zaposleni uporabljajo obstoječe prostore, in sicer tako, da preverjate, kaj se v njih dogaja v določenih časovnih intervalih – denimo 30 min.

Alarm:

  • Prostori so vselej prazni.
  • Prostori so prenatrpani.

 Obstoječe rešitve

Prepričajte se, ali zaposleni uporabljajo svoj delovni prostor, pohištvo in opremo na način, kot je bilo sprva zamišljeno. Ali okolje, v katerem delajo, sploh podpira njihove procese?

Alarm:

  • Zaposleni se srečujejo v kavarnah, ker v pisarni ne najdejo prostega ali ustreznega prostora.
  • Zaposleni za delo izkoriščajo hodnike ali stopnišča, ker je v pisarni preglasno.
2. V proces prenove vključite zaposlene

Če ste prišli do neprijetnih zaključkov, je čas, da prostore drugače organizirate. Obrnite se na zaposlene in jih povprašajte, kaj potrebujejo za delo, kje zaznavajo težave, predloge pa dobro pretehtajte. Jasno je, da vsem zahtevam ne boste mogli ustreči in da končna rešitev ne bo popolna za vse, a skupaj z arhitekti poiščite kompromis. Prav tako poskrbite, da bodo zaposleni razumeli, zakaj so spremembe potrebne in zakaj jih uvajate, še posebej, če so te drastične, kot premik iz pisarn v skupne odprte prostore ali kabine.

3. Postavite si cilje

Ko načrtujete poslovne prostore, se morate najprej vprašati, kaj potrebujete oziroma kaj želite s spremembo doseči. Vaš poslovni prostor mora namreč podpirati vaše delovanje in ne obratno.

V spodnji tabeli preverite, kako se spopasti z najpogostejšimi cilji podjetij:

Cilj Vpeljite Znebite se
Večja zavzetost in učinkovitost zaposlenih Vodstvene pisarne postavite v središče, zaposlene pa posedite bliže oknom. Vodstvenih prostorov na obrobju.
Spontano sodelovanje Zaprte mini sejne sobe. Odprtih območij za pogovore.
Bolj mobilni zaposleni Virtualne pisarne in delovna mesta, ki so vsem na voljo v uporabo. Tradicionalnih oblik pisarn.
Vzpostavljanje razmerja med samostojnostjo in sodelovalnostjo Nižje pregrade med mizami. Odprtih miz brez zasebnosti.

Seveda pa imejte v mislih tudi to, da podjetje vseskozi raste in se širi. Če znate predvideti, v kolikšni meri utegne vaše podjetje v naslednjih letih zrasti, vedite, da boste potrebovali tudi dodaten prostor za nove zaposlene. Jih boste lahko namestili v obstoječe prostore ali boste morali poiskati nove?

Slabša učinkovitost pa je lahko tudi posledica zamudnih delovnih procesov. Kako jih v podjetju na novo postaviti in delo bolje organizirati, pišemo v zapisu “Spomladansko čiščenje pisarne: 5 korakov za izboljšanje delovnih procesov”.

Preberite tudi