Najboljši asistent je tisti, ki ga imate vedno pri roki

Vprašajte katerega koli uspešnega direktorja, kako mu ob polnem koledarju obveznosti, poplavi SMS in e-sporočil ter prošnjah za košček njihovega časa uspeva krmariti podjetje in povedali vam bodo, da jim brez osebnega asistenta ne bi uspelo.

Poslovni sekretarji so danes že dodobra prerasli idejo izvajalcev rutinskih pisarniških nalog iz časov “Mad Men” ere. Zaradi tehnologije, ki je lahko veliko njihovih zamudnih opravil poenostavila ali povsem avtomatizirala, so sekretarji začeli prevzemati pomembnejše odgovornosti v podjetju in sprejemati tudi nekatere naloge “middle managementa”, vse do točke, ko so postali ključni element pri podpiranju poslovnih odločitev.

In četudi danes od sekretarjev še vedno pričakujemo, da bodo v našem imenu predajali informacije, sprejemali stranke, rezervirali sestanke ali poslovna kosila, lahko opolnomočeni z informacijami o delovanju podjetja, stanju na projektih in pretoku financ opozarjajo tudi na težave ali v imenu vodstva krmarijo podjetje.

Razlog, da med vodstvom in asistenti lahko obstaja tovrstno medsebojno zaupanje, so informacijski sistemi, ki so povezali vse operacije podjetja na enem mestu in s tem:

  • na eni strani pomagali projektnim vodjem in izvajalcem učinkovito urejati procese,
  • na drugi strani pa vodstvu in poslovnim sekretarjem povečati preglednost nad njimi, zato da lahko natančneje načrtujejo sredstva, ugotavljajo, kje in zaradi kakšnih razlogov nastajajo težave in z vsemi vpletenimi hitro poiščejo rešitve.

Si predstavljate, kako vse se lahko vaš delovnik poenostavi? Ne samo, da bo poslovni sekretar lahko hitro poiskal informacijo, ki ste jo od njega zahtevali – tudi vi boste lahko, kadarkoli se vam bo zahotelo, prek katere koli mobilne naprave ali računalnika enostavno preverili stanja in delegirali aktivnosti.

Poglejmo samo koristi, ki jih ima lahko informacijski sistem za vas in vaše delo:

1. Vedno na tekočem, a brez aktivnega sodelovanja

Direktorji in vodje imate številne obveznosti in zadolžitve, zato vam časa za nenehno preverjanje statusa nalog svojih sodelavcev primanjkuje oz. ga sploh nimate. Kljub temu morate biti ves čas odlično seznanjeni z dogajanjem v podjetju, saj je to ključno za dobro poslovanje.

Enoten informacijski sistem vam omogoča, da kjerkoli in kadarkoli, ko imate čas, preverite, na kateri točki je posamezni projekt, katere naloge so bile ali niso bile opravljene ter po potrebi ustrezno ukrepate. Ker imate ves čas dostop do vseh podatkov, ki so shranjeni v pregleden sistem, se lahko pravočasno odzovete, kljub temu da niste aktivno vpeti v posamezne delovne procese.

2. Boljši nadzor

Ker ste z informacijskim sistemom vedno in povsod na tekočem s statusom projektov in nalog, imate tudi boljši nadzor nad dogajanjem v podjetju. Zaradi tega se lažje prilagajate spreminjajočim se potrebam in zahtevam trga, saj lahko v vsakem trenutku preverite, kaj bi bilo možno spremeniti na bolje.

Tako vam informacijski sistem nudi tudi konkurenčno prednost, saj lahko svoje ideje ali predloge sodelavcev in partnerjev preizkusite in implementirate hitreje oziroma jih med samim procesom uvedbe lažje nadzirate.

3. Boljši izkoristek časa

Verjetno se strinjate, da sta čas in produktivnost izjemno dragocena – sploh v primeru, ko hkrati vodite ali sodelujete na več projektih hkrati, vsi pa zahtevajo vašo popolno predanost in koncentracijo.

Zato je pomembno, da čim manj časa porabite za malenkosti, kot sta iskanje informacij ali preverjanje, ali imate pred seboj najbolj aktualno različico pogodbe/dokumenta. Z informacijskim sistemom, ki vam omogoča iskanje po različnih parametrih, kot so ime dokumenta, stranka, datum in podobno, boste hitro našli želene podatke. Sistem vam prikaže najnovejšo različico, imate pa tudi možnost vpogleda v prejšnje.

4. Osebni asistent vedno z vami

Večina vas verjetno že uporablja različne e-koledarje, ki so sinhronizirani med seboj in e-pošto, da imate ves čas pregled nad svojimi obveznostmi. Z različnimi opomniki, ki jih vpišete sami ali jih v koledar dodajo vaši sodelavci, si večina poleg sestankov zabeleži tudi druga opravila in roke, do katerih je treba izpolniti posamezno nalogo.

Z informacijskim sistemom se izognete vpisovanju različnih opomnikov v sklopu posameznega projekta, saj odgovorna oseba že na začetku določi, kdo, kaj in kdaj mora opraviti. Med projektom nato sistem sam avtomatično ustvari opomnike za vse sodelujoče, zato vam ni treba skrbeti, da boste pozabili na katero izmed nalog ali zamudili rok.

5. Hitra implementacija

Običajno je glavni razlog, da se vodstvo ne odloči za implementacijo novih tehnologij ali sistemov, ker je celoten proces preobsežen, predolg ali zahteva preveč (človeških in finančnih) virov. Vse to lahko privede do neželenih zamud, to tveganje pa tehtnico običajno prevesi v korist staremu stanju kljub vsem prednostim inovacij.

Ste vedeli, da je informacijski sistem EffectiveOffice Cloud mogoče implementirati v 3 preprostih korakih? Z metodo 321GO lahko pozornost končno namenite delu s sistemom, ne vprašanjem, kako ga vzpostaviti!

 

Pri implementaciji dokumentnega sistema ste lahko direktorji in vodje s pravim ponudnikom brez skrbi, da bi prišlo do neželenih zapletov in zamud, saj celoten proces uvedbe dokumentnega sistema prevzame vaš ponudnik. Na ta način brez dodatnih obremenitev in zapletov, ki bi jih morali aktivno reševati vi, kmalu koristite vse prednosti informacijskega sistema.

Želite sistem EffectiveOffice Cloud brezplačno preizkusiti? Dogovorite se za posvet z našimi svetovalci.

Preberite tudi