Kar dajte, odpovejte že ta sestanek!

Če smo sestanke včasih izrabljali za to, da bi se s skupnimi močmi prebili do želenih ciljev, so nam danes predvsem v napoto. Preveč jih je, terjajo preveč energije in zanje zapravimo preveč časa. Po Atlassianovi raziskavi vsaj 31 ur vsak mesec presedimo na sestankih, pri čemer prednjačite prav vodstva, ki jim skupaj namenite kar polovico delovnika.

No, če za sestanke že žrtvujemo toliko časa, se velja vprašati, kako koristni so v resnici?

Bi vas presenetilo, če bi vam povedali, da 2000 menedžerjev, ki je sodelovalo v raziskavi, verjame, da je vsaj 30 % sestankov popolna izguba časa? Včasih sta razlog za to le slabo načrtovanje in izvedba, včasih pa so za tratenje časa krivi sestanki sami, ki se ne bi smeli nikdar zgoditi.

A kako vedeti, kateri sestanki so to? Imajo sestanki, ki jih sklicujemo, na koncu tudi jasen cilj? Bi lahko komunikacijo v podjetju razvili tudi drugače in vpeljali nove načine sodelovanja mimo sestankov? Odgovor poiščite v nadaljevanju.

Kako oceniti vrednost sestanka?

Da bi našli odgovor na zastavljeno vprašanje, se morate najprej vprašati, ali se sestanki odvijajo v pravo smer? Ali na sestanku sploh sodelujejo pravi ljudje? Ali poznajo agendo sestanka, da bi se lahko nanj pripravili in ima sestanek sploh jasen namen?

Sestanki, ki niso učinkoviti, predolgo trajajo ali so prepogosto na sporedu, nimajo jasne usmeritve in na njem sodelujejo napačni udeleženci, bodo le stežka dosegli svoj namen. Zato lahko začnete takšne nemudoma odpovedovati.

Poglejmo, katerim vrstam sestankov bi se lahko takoj odpovedati:

  1. Redna srečanja zaposlenih brez jasne agende in želenih rezultatov

Kolikokrat ste že presedeli sestanek in se spraševali, kakšen je njegov resnični namen in kako bi lahko čas koristneje izrabili? Zaposleni se rednih srečanj, ki nimajo jasne agende, udeležujejo le zato, ker se to od njih pričakuje. V resnici imajo pred seboj goro obveznosti, ki bi jih lahko med časom sestankovanja opravili, zato so na sestanku zdolgočaseni, razdražljivi, zasanjani ali počnejo druge stvari. Zakaj potem takšne sestanke sploh sklicevati?

Sestanke, ki nimajo agende, odpovejte
Da bi vedeli, na katerih stvareh zaposleni delajo, ne potrebujete rednih sestankov. Raje spodbujajte zaposlene, da sami predlagajo točke, težave in izzive, ki jih imajo na projektih in bi jih morali na sestanku skupaj razdelati. Če tega ni, sestanek raje odpovejte.

 

  1. Sestanke, namenjene izmenjevanju informacij

Ste že kdaj občutili, da bi vam bile lahko informacije, ki ste jih prejeli na sestanku, predane preko e-pošte? Veliko sestankov je informativne narave, vključujejo lahko predajo nalog ali nove dogovore na projektu, o katerih bi lahko udeleženec izvedel tudi drugače.

Informacije delite predčasno
Če zaposleni predajajo delo ali informacije drugim udeležencem, naj to najprej storijo preko e-pošte, zato da se lahko napovedani sestanek v primeru nejasnosti produktivno izkoristi. Veliko vprašanj je mogoče razrešiti tudi prek e-pošte ali tekstovnih sporočil v realnem času in ne potrebujejo posebnega srečanja.

Izziv: Prekličite že ta sestanek!

Različni strokovnjaki se strinjajo, da bi lahko v podjetju produktivnost dvignili tako, da bi odpovedali 50 % sestankov. Začnete lahko tako, da se vsak teden odpoveste enemu:

Korak 1: Preverite svoj koledar in prihajajoče sestanke. Glede na zgornje predloge ugotovite, katerim bi se lahko nemudoma odpovedali?

Korak 2: Pri tem se vprašajte:

  • ali ima sestanek jasne cilje?
  • ga je mogoče izpeljati tudi drugače?
  • je njegov namen le predaja informacij?

Korakom sledite naslednjih 30 dni in si po pretečenem obdobju preračunajte, koliko ur ste skupaj prihranili in kaj vse ste z dodatnim časom, ki ste ga sprostili, lahko dosegli.

Preberite tudi