Kako z obvestilom o odsotnosti navdušiti stranke?

Preden so obstajali pametni telefoni in druge zmogljive prenosne naprave, so bila obvestila o odsotnosti (ang. Out Of Office) ključna za preusmerjanje vse dohodne e-pošte v primeru službene poti ali dopustov. Z njimi smo pošiljatelja obvestili, kdaj se vrnemo v pisarno in ga napotili, da se za nujne zadeve obrne na sodelavce.

A po zaslugi tehnologije imamo danes v žepu vseskozi mobilne naprave, ki se lahko kadarkoli in kjerkoli priklopijo v internet, WiFi točke imamo v avtomobilih, v internet povezujemo domove, kar pomeni, da smo vseskozi dosegljivi. Sporočila o odsotnosti pa so ves ta čas ostala ista, kot:

V obdobju med xx in xx ne bom imel/-a dostopa do e-pošte” ali pa “bo dostop do e-pošte omejen” in rezonirala na neko drugo obdobje.

Kaj je to samodejno obvestilo?

Samodejno obvestilo je e-sporočilo, ki ga prejmete, ko je oseba, ki jo skušate doseči, izven pisarne. Navadno vključuje naslednje podatke:

  • kako dolgo bo oseba odsotna,
  • na koga se lahko v tem času obrnete,
  • kdaj se bo oseba vrnila.

 

Pa ste vedeli, da so obvestila o odsotnosti v resnici odlična priložnost, da z nekaj domišljije na stranke naredimo dober vtis, se jim nekoliko prikupimo in vez z njimi le še utrdimo?

Nekaj predlogov, kako jih o vaši odsotnosti hudomušno obvestiti, smo vam pripravili spodaj:

1. Na misiji

Živijo, žal vam danes ne morem odgovoriti, saj sem na pomembni misiji. Z ženo sva sprejela najboljšo odločitev in otroke peljala v Gardaland.

2. Dober nasvet

Živijo, do ponedeljka me ne bo v pisarni. Če imate vprašanja v zvezi z našim projektom, se obrnite na Mateja. Če imate pomembno vprašanje, pošljite e-mail Andreji. Če želite najboljše filmsko doživetje, v kinu pravkar vrtijo Nolanov Dunkirk. In če ste se spraševali, kateri sta najdaljši besedi v slovenščini oziroma angleščini, sta to “dialéktičnomaterialístičen” oz. “pneumonultramicroscopicsilicovulcanoconiosis”. Morda bom nazaj, preden vam ju uspe prebrati.

Kar 44 % pisarniških delavcev obvestilo, da je nekdo odsoten, sprejme z navdušenjem, saj se zaradi tega tudi za njih ritem dela nekoliko umiri in lahko lažje zadihajo.

3. Premislite, preden vprašate

Dragi pošiljatelj, na dopustu bom do 1. avgusta. Prosim, upoštevajte, da bom prebral/-a le eno vaše sporočilo. Če mi jih boste poslali več, jih bom brisal/-a po naključnem vrstnem redu, dokler ne preostane samo še eno. Ne pozabite, da ste mi enega pravkar že poslali. 

4. Twiter metoda

Trenutno me ni v pisarni. Za nujne stvari me lahko kontaktirate na Twitterju in uporabite hešteg #jazteupamzmotitimedopustom.

5. Govorice

Govorice so resnične.

Naslednjih štirinajst dni sem na morju. Nastavljam se sončnim žarkom, prebiram knjige, ki jih zaradi obilice dela nisem mogel/-a dokončati, in okušam lokalne dobrote.

Če vaše sporočilo zares potrebuje takojšen odgovor, ga prepošljite enemu izmed mojih zvezdniških sodelavcev, ki vam bodo zagotovo pomagali:

Nejc – projektni vodja, ki vam lahko veliko pove tudi o razpletu Igre prestolov.

Martina – finance in svetovanje, kako narediti najboljšo pomako za tortilje.

Tadeja – trženje in joga v pisarni.

Sicer pa bom na vaše vprašanje odgovoril/-a v ponedeljek.

Že veste, kaj boste svojim strankam pripravili sami?

Odhod na dopust pa je povezan tudi s predčasnimi pripravami. Kako v podjetju načrtovati delo v času dopustov in si ga poenostaviti, preberite v zapisu “Kako organizirati delo v času dopustov?”.

Preberite tudi