Kako učinkovito voditi proračun podjetja

Osnovno podjetniško pravilo pravi, da moramo za to, da bi lahko zaslužili, najprej vedeti, kako bomo denar porabili. Za to pa sta v prvi vrsti potrebna popoln pregled nad proračunom in delovanje v skladu s proračunskim načrtom, kar pa ni vselej enostavno. Navsezadnje v podjetju za delo potrebujete različne stvari: prostore, zaposlene, pisarniško opremo, nove računalnike in programe, s katerimi boste omogočili nemoten potek dela, kar tudi veliko stane. A če želite ohraniti pregled nad pretokom denarja in zagotoviti sredstva, ki jih potrebujete, da bi podjetje lahko v prihodnje nemoteno poslovalo in raslo, vam veliko drugega, kot delovanje v skladu s proračunskim načrtom, ne preostane.

Zakaj podjetje potrebuje proračunski načrt?

Razlog, zakaj pripraviti proračunski načrt, je sila preprost. Pomaga vam ugotoviti, koliko denarja imate na voljo, koliko ga morate zapraviti in koliko zaslužiti, da bi lahko uresničili cilje. Zbrane informacije pa lahko nadalje izkoristite za načrtovanje novih ukrepov ali razvijanje novih poslovnih priložnosti.

A obstajajo tudi drugi razlogi, zakaj pripraviti proračunski načrt. Banke in druge finančne ustanove bodo finančni načrt potrebovale zato, da bi vam lahko odobrile posojila. Tudi zaposleni bi ga morali poznati, tako da bi razumeli, v kakšnem položaju je podjetje in se za delo dodatno motivirali.

Poznavanje proračuna pa vam pomaga tudi zmanjšati tveganja. Prav gotovo je dobro predčasno vedeti, ali si lahko selitev v nove prostore ali investicijo v novo opremo privoščite, preden se podaste v investicijo.

V grobem pa bi lahko rekli, da s proračunskim načrtom vzpostavljate nadzor nad:

  • sredstvi, ki so potrebni za delo in materiale,
  • stroški poslovanja,
  • prihodki, potrebnimi za podporo poslovanju.
Kako pripraviti proračun

Tukaj je nekaj nasvetov, ki jih pri pripravi proračunskega načrta upoštevajte:

  1. Opredelite in spoznajte se z vsemi tveganji

Vsak posel vsebuje določeno stopnjo tveganja in skupek vseh tveganj ima lahko še kako velik vpliv na vaše podjetje. Podjetja, še posebej mala, morate zato proučiti kratkoročna in dolgoročna tveganja, ki jih prinašajo posli in na podlagi slednjih ugotoviti, kako razporejati sredstva in načrtovati svojo finančno prihodnost. Enkrat, ko ste se s tveganji seznanili, se lahko lažje pripravite na izredne razmere.

  1. Mesečno preverjajte svoj proračun

Potrebe po zapravljanju se v podjetju od časa do časa spreminjajo, zato je pomembno, da redno preverjate svoj proračun. Kaj kažejo prodajne napovedi? Kaj pa razmerje med stroški in prihodki? Se sklada z vašimi pričakovanji? Je prihodkov manj, kot ste predvideli ali se je povečala količina stroškov? Gre za enkratni primer ali lahko pričakujete, da se bo trend nadaljeval? Pomembno je tudi, da pri proračunu vselej planirate nepredvidljive dogodke, ki bi vam utegnili ogroziti poslovanje in se nanje z rezervami predčasno pripravite.

  1. Mesečno spreminjajte svoj proračun

Redno spremljanje proračuna vam pomaga razumeti, kako oddaljeni ste od zastavljenega cilja in v skladu s tem primerno ukrepati, denimo tako, da zmanjšate stroške, ojačate prodajo ali znižate svoja pričakovanja. Kaj ste po pregledu ugotovili? Koliko ste pretekli mesec porabili za poslovna kosila? Potne stroške? Koliko za IT strokovnjake? Poslovne svetovalce? Med tem, ko so nekateri meseci precej statični, vas lahko drugi presenetijo in če ste na nekaterih področjih prekoračili proračun, jih boste morali pokriti iz drugih virov – zato je še kako pomembno, da imate celoten pregled nad proračunom in ga smotrno upravljate.

Preglednost nad proračunom pa si lahko povečate tudi z ustreznim sistemom za upravljanje informacij, ki vam bo pomagal vzpostaviti, organizirati in voditi proračunski načrt. Povprašajte nas za nasvet, z veseljem vam bomo pomagali.

Preberite tudi