Kako poskrbeti, da bo sistem za upravljanje informacij rasel skupaj z vami?

Za večino podjetij je čas, ko so kupce vabili v svoje poslovalnice in jih tam prepričevali v nakup, že zdavnaj mimo. Precej prodajnega procesa (denimo raziskovanje) se danes odvija na internetu, ki je z mobilno tehnologijo postal še hitrejši in še enostavnejši.

Opisano samo kaže na to, da si podjetja pred tehnološkimi novostmi ne moremo več zatiskati oči. Po eni strani to od nas pričakujejo vedno bolj zahtevne stranke, po drugi pa bolj kot kdajkoli ugotavljamo, da lahko na račun računalništva v oblaku, sistemov za upravljanje informacij in mobilnosti poenostavimo in znižamo tudi stroške dela ali vsaj omilimo jezo zaposlenih, ki jim naenkrat ni več treba podaljševati delovnikov, da bi lahko izpolnili vse zadolžitve.

Tudi zato se vse več podjetij obrača k avtomatizaciji. A če nas praksa česa uči, je to, da iniciative za vzpostavitev informacijskega sistema pogosto zatajijo, ker podjetja izberejo platformo na podlagi tega, kar v danem trenutku potrebujejo, ne da bi pomislila, da se stvari lahko že kmalu obrnejo.

Spremembo morda glasno zahteva oddelek v podjetju, ki dela ne more več učinkovito opravljati, pri tem pa se pozablja, kako bi uvedba lahko koristila tudi drugim. Morda vodstva na vsak način želite v svet digitalizacije, ker čutite, da ne morete več tekmovati s konkurenco, a pozabite na to pripraviti ali v proces vključiti svoj kader. Zmotno mislite, da bodo spremembe tekom dela že še osvojili, brez da bi pomislili, da lahko s takšnim pristopom kvečjemu dosežete, da se na informacijski sistem v kolektivu skozi čas preprosto pozabi.

Osnovna zahteva za uspeh implementacije kateregakoli sistema je, da ga vaši zaposleni dosledno uporabljajo

Pred avtomatizacijo pisarniških procesov si zato skupaj z zaposlenimi najprej zastavite vprašanja, katere funkcionalnosti bi vam olajšale delo, kako upravljati informacije, kot so bolniške, dopusti, kontakti, projekti, arhivi, kako jih hraniti in do njih dostopati. Če si nanje ne boste znali dovolj zgodaj odgovoriti, se boste z njimi v drugačnih okoliščinah zagotovo srečevali v prihodnosti. V skrajnosti to lahko pomeni, da boste morda celo prisiljeni v menjavo sistema, na katerega so se zaposleni v podjetju ravno dobro navadili.

Po razrešitvi vseh dilem in izbiri sistema se s ponudnikom rešitve dogovorite za izobraževanje, v sklopu katerega se bodo zaposleni spoznali s sistemom za upravljanje informacij, možnostih dela na daljavo, selitvi arhivov v oblak in prenehanju kopičenja podatkov na lokalnih računalnikih ter na koncu tudi to, kako sistem kar najbolje izkoristiti za optimizacijo svojega dela:

  • učinkovitejše upravljanje in pregled delovnih nalog,
  • hitrejša in varnejša distribucija dokumentov,
  • dostop do informacij kjerkoli in prek katerekoli naprave,
  • deljenje dokumentov s sodelavci (iz drugih oddelkov),
  • nadzor nad procesi v podjetju,
  • lažja identifikacija zamud in sprejemanje ukrepov za njihovo preprečitev,
  • pregled nad celotno obdelavo dokumenta,
  • varno hranjenje dokumentov
  • in podobno.

Tako bodo lahko zaposleni naenkrat enostavno upravljali z vsemi pomembnimi zadevami, ki zadevajo poslovanje, in jih osveževali v realnem času, izboljševali odzivnost, pohitrili delo in skrbeli, da bo informacijski sistem rasel skupaj s poslovanjem.

Če ste se odločili, da je leto 2017 čas sprememb tudi za vas, smo pri Canonu dokumentno rešitev nadgradili z rešitvijo upravljanja informacij v oblaku EffectiveOffice Cloud, ki prinaša vse koristi upravljanja z informacijami, vendar brez stroškov lastništva in vzdrževanja lastnih strežnikov. Nova ponudba paketov bo predstavljena v kratkem, lahko pa nam že pošljete povpraševanje in potrudili se bomo, da boste prvi obveščeni o novi ponudbi.

Preberite tudi