Kako organizirati delo v času dopustov?

Andreja je zjutraj na vaši mizi pustila zahtevek za dopust, Mitja vam je ravno sporočil, da je dobil odlično last-minute ponudbo za letošnje poletno letovanje, Rok pa že govori o načrtovanem roadtripu. Super, a vsi trije bi se na dopust odpravili v prvem tednu julija! Alarm, kaj sedaj?

V podjetjih velikokrat nastopi težava, ko beseda nanese na dopust. Kot bi šlo za prepovedano besedo. Zdrznemo se že ob misli, da bo zaposleni za teden dni odsoten. Kdo pa bo opravil njegovo delo? In kako naročniku povedati, da bo rok dobave zaradi pomanjkanja ljudi v pisarni morda nekoliko daljši?

Urejanje dopustov je lahko za vodstva prava nočna mora, a dejstvo je, da se ji nikakor ne boste mogli izogniti, naj si pred njo še tako zatiskate oči, zato je ključno, da podjetje predčasno pripravite  na dopustniško obdobje in tako zmanjšate možnost težav, ki lahko v tem času nastopijo.

Spodaj smo za vas zbrali 5 ukrepov:

  1. Politiko dopustov z zaposlenimi komunicirajte že v času njihove zaposlitve, nato pa v internem pravilniku tudi označite obdobja največjega navala dela ter v tem času počitnice omejite. Zaposleni bodo tako že prvi dan vedeli, kdaj jih podjetje najbolj potrebuje in se temu primerno organizirali.
  1. Določite rok za vložitev zahtevkov za daljši dopust, zato da imate tudi vi dovolj časa, da načrtujete, kako bo odsotnost zaposlenih vplivala na vaše obratovanje. Pomagate si lahko tudi s sistemom, ki vam bo na enem mestu organiziral obdobja dopustovanja zaposlenih, da se boste lahko lažje organizirali in uskladili zamenjave za vsak tekoči teden v dopustniških mesecih.
  1. Na odsotnost zaposlenih se ustrezno pripravite. Če bodo delo dopustnikov prevzeli drugi zaposleni, se prepričajte, da bodo slednji pri predaji nalog dobili vse informacije o tem, katero delo je v teku, ključne zadolžitve, kontaktne informacije, pa tudi, kje so vse za delo pomembne informacije shranjene.

    Pripravite lahko tudi splošni seznam preddopustniških opravil, ki jih morajo zaposleni ob predaji dela izpolniti, zato da bi delo v času njihove odsotnosti nemoteno potekalo. S tem boste izničili nepredvidljivosti, ki lahko nastopijo, ker zaposleni na kakšno stvar pozabi.

  1. Dolžnosti odsotnega zaposlenega razporedite med več zaposlenih, zato da ne boste preobremenili zgolj enega sodelavca, ki ima že tako zagotovo preveč dela.

    Če občasno sodelujete z zunanjimi sodelavci, lahko povabite tudi njih, da v dopustniškem času vstopijo kot zamenjava. Na ta način jih lahko začnete privajati na zadolžitve za čas, ko se v podjetju pojavijo potrebe po novi delovni sili.

  1. Zaposlenim, ki se odločijo delati v dopustniškem času, ko je pisarna že tako prazna, ponudite bonuse.

    Seveda pa poskrbite, da zaposleni prej ali slej pridejo do zasluženega počitka, saj so samo spočiti zaposleni lahko zares produktivni in samo od spočitih zaposlenih imate lahko v podjetju korist.

Ne samo odhod na dopust, tudi vrnitev na delovno mesto je nadvse pomembna, saj se je treba hitro privaditi na delovni ritem. Kako po dopustu zagristi v delo in obračunati s polnim poštnim predalom, pišemo tukaj.

Preberite tudi