Kako lahko informacijski sistem pisarniško delo obrne na glavo

Za podjetje je učinkovit sistem distribucije, shranjevanja in iskanja dokumentov vse pomembnejša prednost, saj pomembno vpliva na njegov odzivni čas in vsesplošno konkurenčnost.

A ob povečevanju informacij najrazličnejših oblik ter mešanju digitalnih in papirnih dokumentov je to vse prej kot enostavno. Premisliti je treba, kako dokumente in informacije hitro in enostavno poiskati, kako jih učinkovito digitalizirati in distribuirati, kako sočasno obdelovati dokumente in proces poenostaviti in nenazadnje, kako izboljšati samostojnost terenskih delavcev.

Kaj pa, če bi vam rešitev na zgoraj izpostavljene izzive našel kar sistem sam? Poglejmo, kako lahko uvedba sistema za upravljanje informacij spremeni vaše vsakdanje pisarniške zadolžitve.

1. Arhiviranje

Vzpostavitev digitalnega arhiva se zdi zahtevno in zapleteno opravilo, vendar vam jo ustrezna poslovna rešitev izjemno olajša.

Sodobne poslovne rešitve namreč omogočajo, da dokumente, ki ste jih prejeli v elektronski obliki, enostavno prenesete v digitalni arhiv, ki ga lahko tako kot običajnega razdelite na več map in podmap, iskanje shranjenih dokumentov pa bo veliko hitrejše in enostavnejše kot brskanje po fasciklih.

Enostavno lahko digitalizirate tudi papirnat arhiv. Dokumente skenirate in jih s pomočjo dokumentnega sistema preusmerite v izbrano mapo digitalnega arhiva. Na ta način do vseh dokumentov dostopate na enak način – ne glede na njihovo prvotno pojavno obliko. Poleg tega poenostavite tudi iskanje in upravljanje dokumentov, saj že ob shranjevanju določite, kdo vse ima dostop do njih in pravice do njihovega urejanja.

Izkoristite vse zmogljivosti vaše večnamenske naprave in preverite njeno združljivost s sistemom za upravljanje informacij!

Preverite združljivost

2. Delo na terenu

Znajdete se pri stranki, kjer rešujete tehnične težave, hkrati pa vam stranka očita, da se ne držite rokov iz pogodbe ter da bo zahtevala poplačilo odškodnine. Najbolje je seveda v takem primeru nemudoma preveriti pogodbo ali naročilo stranke. A pri terenskem delu se zna zgoditi, da kak dokument pozabite v pisarni ali pa ga mora najprej poiskati pravna služba.

Mar ne bi bilo lažje, če bi iz torbe potegnili računalnik, tablico ali pametni telefon in se varno priključili neposredno na sistem za upravljanje informacij vašega podjetja, ki teče v oblaku in vsebuje kompletno poslovno dokumentacijo vašega podjetja?

Vse, kar morate storiti, je le, da vpišete svoje geslo za dostop, poiščete mapo o določeni stranki, odprete pogodbo ali naročilnico in v nekaj sekundah preverite dogovore. Seveda lahko spotoma pregledate še, kako je z dokumentiranimi plačili, ali so redna in opravljena v celoti ter celo to, kdaj je stranka govorila z nekom iz vaše pisarne – tudi beležka o pogovoru se lahko namreč znajde v mapi o stranki!

Tako si boste zagotovili:

  • takojšen dostop do kompletne dokumentacije,
  • možnost takojšnjega odziva v komunikaciji s stranko,
  • prihranili si boste dodatno pot v pisarno.

In če se izkaže, da res zamujate, lahko stranka nemudoma napiše pritožbo, vi pa jo s tabličnim računalnikom skenirate (fotografirate) in vnesete v sistem. Tako bo vaša zaledna pisarna takoj obveščena o zadevi, vi pa boste tudi takoj imeli možnost s stranko razrešiti spor!

3. Likvidacija računov

Vaša večnamenska naprava lahko klasične račune s papirja prenese v digitalno obliko, kjer jih lahko v informacijskem sistemu nato obdelujete na enak način kot e-račune.

Prednost ni le hitrejša obdelava, ampak tudi lažja sledljivost. V primerjavi s tradicionalnim postopkom, ko je račun v fizični obliki od sprejemne službe romal v računovodstvo, od tam do podpisnikov (v večini primerov je naredil še postanek pri njihovih asistentih) in potem nazaj v računovodstvo, je elektronska likvidacija precej manj zamudna. Ne le, da je račun likvidiran hitreje, vedno tudi veste, na kateri stopnji obdelave je in kdo ga obdeluje.

Podpisnik lahko račun v informacijskem sistemu potrdi ali zavrne, čeprav ga ni v pisarni, saj potrebuje le dostop do internega omrežja podjetja. Ko je račun potrjen, ga v računovodstvu lahko takoj knjižijo, nato pa se generira ustrezen plačilni nalog.

S tem se izognete dopisovanju po elektronski pošti in telefonskim klicem, saj vse osebe, vključene v proces, avtomatično prejmejo elektronsko obvestilo o nalogi, ki jo morajo opraviti. Z digitalizacijo računov je možnost, da se račun izgubi, manjša, hkrati pa z njo poskrbite tudi za boljši nadzor in skladnost, zmanjšate stroške ter povečate produktivnost in učinkovitost.

Z informacijsko rešitvijo EffectiveOffice Cloud lahko tudi vi pisarniško okolje preselite v oblak in ga pripravite na izzive, ki jih prinaša poslovni vsakdan. Brez bremena in skrbi za infrastrukturo. Paket po meri vašemu podjetju si lahko izberete tukaj.

Preberite tudi