Kako biti pri delu s pogodbami bolj učinkoviti?

Navkljub temu, da kar okoli 60 do 80 % vseh poslovnih transakcij ureja nekakšna pogodba, smo podjetja pri delu z njimi premalo vestna. Vse prepogosto so dogaja, da pogodbe po podpisu pospravimo v fascikel in na njih pozabimo, pa čeprav bi jih morali imeti na dosegu roke, saj gre za dokumente, ki določajo kriterije uspeha določenega posla in usmerjajo vse projektne aktivnosti.

To, da jih skoraj religiozno hranimo v arhivskih omaricah, nam bolj malo koristi, če:

  • jih med kupi papirja težko poiščemo,
  • se njihova veljavnost izteče brez naše vednosti,
  • jih ne osvežujemo in še vedno plačujemo za izdelke ali storitve, ki jih že dolgo več ne potrebujemo,
  • z njimi ne ščitimo svojih interesov ipd.

Kolikokrat se sami vračate k pogodbam in preverjate, ali se te spoštujejo? Ali se izvajajo vse dogovorjene storitve, so izdelki dobavljeni v določenem roku? Mar veste, kakšne so kazni v primeru neupoštevanja dogovorov? In obratno, kako zagotavljate, da se pri delu držite pogodbenih določil, ki ste jih obljubili nasprotni strani?

Pogodbe so temelj vsakega poslovnega odnosa. In če smo se v zadnjih letih predvsem navadili digitalizacije poslovne dokumentacije, je pravi čas, da v digitalno okolje ne samo prenesemo pogodb, ampak začnemo izkoriščati tudi njegove prednosti, da bi izboljšali svoje delovanje.

Kako izboljšati delo s pogodbami

Avtomatizacija je en najpomembnejših pospeševalcev učinkovitosti v digitalni dobi in zakaj je ne bi uporabili tudi pri pripravi in delu s pogodbami? Z njo lahko poenostavite preprosta opravila, kot so samodejna obvestila o obnovitvi pogodbe, kdo vse mora biti o tem obveščen, kdaj in kaj mora biti v zvesti s tem narejeno ipd. Seveda pa se tu vse prednosti šele dobro začnejo:

1. Digitalizirajte pogodbe in z njimi povezane vsebine v varen arhiv

Ena danes ključnih težav pri delu s pogodbami je, da jih ne hranimo oz. upravljamo učinkovito. Hitro se namreč znajdejo v napačnem fasciklu ali založijo v predale po pisarni. In glede na to, da vse več dela opravljamo zunaj pisarn, te kaj lahko končajo tudi v računalniških torbah, avtih ali domovih zaposlenih, kar pomeni, da so za vas za vselej izgubljene.

Nič več! Sistemi za upravljanje informacij vam omogočajo, da na enem mestu hranite in sledite spremembam vseh dokumentov, ki jih prejmete ali ustvarjate v podjetju. Zato lahko vzpostavite večji pregled nad njimi, pa tudi nadzor, kdo in kako vse lahko pogodbe ureja ali si jih ogleduje.

2. Poenostavite iskanje pogodb

Dolgo je veljalo prepričanje, da je največja hiba digitalizacije papirnih arhivov to, da se dokumenti shranjujejo v obliki slike in jih zato po prenosu v digitalno okolje ne moremo prosto urejati ali po njih iskati. Pa je res tako?

Funkcija OCR v sodobnih informacijskih sistemih bo za vas optično prepoznala vse znake v zajetem dokumentu in jih pretvorila v tekstovno obliko. Tako boste po pogodbah ali med njimi lahko iskali na podlagi ključnih besed, kakor denimo “kazni” ali “spor”. S tem boste lahko takoj izbrskali želene informacije v pogodbi, ne da bi jih morali prebrati in zaradi tega prihranili veliko dragocenega časa.

3. Zavarujte svoje interese

Če se zgodi, da vas nasprotna pogodbena stran toži, ker ne izpolnjujete pogodbenih obveznosti, morate biti sposobni na plano privleči vse ustrezne dokumente in informacije v zvezi z vašim delom in pokazati, da ravnate v skladu z dogovori, sprejetimi v pogodbi. Sistem za upravljanje informacij, ki za vas hrani, digitalizira in sledi poti dokumentov, vam lahko nalogo bistveno olajša.

4. Vzpostavite večji nadzor nad dobavitelji

Podjetja se za nemoten potek dela prej ali slej povežejo z različnimi dobavitelji, ki podjetju dobavljajo podoben obseg dobrin. Če se pri poslu še vedno zanašate na papir, boste težko prepoznali odstopanja v ceni, ki se lahko med enim in drugim naročilom lahko pojavijo, na drugi strani pa bo informacijski sistem za vas takoj prepoznal neskladja v ceni za točno določeno postavko, o čemer boste lahko nemudoma obvestili drugo stran in jo opozorili na vrednosti, ki jih določa pogodba.

Čeprav spremembe nikdar niso enostavne, so vse bolj nujne, če želite podjetja zmanjšati poslovna tveganja, povečati učinkovitost in znižati stroške dela. Kako informacijski sistem uvesti v svojem podjetju, pišemo tukaj.

Preberite tudi