Je delo od doma treba ukiniti?

Ko je leta 2013 izvršna direktorica Yahooja Marissa Mayer napovedala konec delu od doma, je javnost razumljivo preplavil glasnih val kritik in ogorčenja, češ, da se tehnološko podjetje vrača v tirnice 8-urnega pisarniškega dela.

A bolj kot to, kar je Mayerjeva storila, je pomembneje, zakaj je to storila? Zakaj je digitalno napredno družbo potisnila v čas, kot so se mnogi izrazili, pisalnih strojev?

Odgovor je docela preprost. Vzpostavitev in vzdrževanje virtualnega delovnega okolja ni nikdar enostavno. Zahteva namreč izdelavo formalnih smernic in iskanje ustreznih tehnoloških orodij, kot tudi najem pravih ljudi, ki bodo dovolj samostojni, da lahko zadolžitve ustrezno opravijo.

Marissa Mayer pa je imela pred seboj še en pomemben cilj, in sicer iz družbe, ki ne preživlja prav rožnatih časov, ustvariti sodelovalni laboratorij, v katerem bo osrednji moto napredka komunikacija. Kar pa bi bilo z zaposlenimi, razseljenimi po različnih državah in domovih, težko izvesti.

Če je tako storil Yahoo, bi se delu na daljavo morali odpovedati tudi vi?

Nikakor! Mala podjetja ste za razliko od velikih korporacij v bistveno večji prednosti, saj je sledljivost v manjših kolektivih veliko enostavnejša, lažje in hitreje pa se lahko tudi organizirate. Nenazadnje pa vas v pristajanje na delo na daljavo silijo tudi okoliščine, v katerih se je z digitalizacijo znašel poslovni svet.

Različne raziskave kažejo, da je petina vseh delavcev na svetu danes že na takšnih delovnih mestih, kjer vsaj del zadolžitev vključuje delo z različnih lokacij. Ozrite se samo po svoji pisarni. Koliko sodelavcev danes dela od doma ali na terenu? Ste med odmorom obiskali bližnjo kavarno? Koliko zaslonov prenosnih računalnikov sveti z barskih mizic?

Tako je bolj ali manj jasno, da je delo od doma tukaj zato, da ostane. Seveda pa ga je nujno dobro premisliti in osmisliti, da ne bi zaradi dela od doma v podjetju nastajal organizacijski nered.

Kako osmisliti delo od doma in opolnomočiti zaposlene?

Četudi imate v podjetju vse več pametnih naprav in orodij, ki so primerni za delo od doma, vam to nič ne koristi, če se jim niso prilagodile tudi tehnike upravljanja dela na daljavo.

Ali veste, če so zaposleni, ki delajo od doma, enako ali bolj produktivni, kot ko so v pisarni? Ste pripravljeni na fleksibilne delovne urnike? Ali so vaši prostori pripravljeni na to, da zunanji sodelavci nekajkrat tedensko obiščejo pisarno? Lahko z delom pričnejo takoj? Imajo vsak hip na dosegu roke vse pomembne informacije, ki jih potrebujejo?

Vse to so vprašanja, na katera si boste mogli odgovoriti, seveda pa je najenostavneje, da delo pisarniških in zunanjih sodelavcev združite v enoten sistem. Kaj vse s tem pridobite?

  1. Aktiven del ekipe, čeprav na terenu

Dostop do vseh informacij, čeprav ste na terenu, je izjemno pomemben, hkrati pa se poveča tudi pripadnost ekipi, saj vsi ves čas aktivno sodelujete drug z drugim. S sistemom za upravljanje informacij poskrbite za enoten tok priprave in obdelave dokumentov. Z njim se povežejo vsi sodelavci, ki so vpleteni v obdelavo posameznega dokumenta.

  1. Enoten podatkovni arhiv

Z informacijskim sistemom se znebite tudi različnih virov, kjer shranjujete podatke, zaradi česar so ti raztreseni po več lokacijah in posledično zelo nepregledni. Dokumenti na USB-ključkih, zunanjih diskih, računalnikih in mobilnih napravah posameznikov so neuporabni, če do njih nimate dostopa vsi vpleteni.

  1. Brez podvajanja dela

Ker imate že na terenu dostop do vseh podatkov, obrazcev, tabel in podobno, lahko že takoj pri stranki izpolnite poročilo, potrdite ali spremenite naročilo ter pripravite ponudbo. Na ta način se izognete dvojnemu delu, ko na terenu vse napišete na papir, v pisarni pa morate zapisano vnesti še v sistem.

  1. Boljši pregled nalog

Z informacijskim sistemom dobite odlično orodje za pregleden seznam nalog, ki jih je treba opraviti. Do njega lahko dostopate v pisarni ali na terenu, zato vedno vidite, ali se je vaš plan dela za tisti dan spremenil.

  1. Boljši odnos s strankami

Ker imate tudi na terenu na voljo vse podatke o stranki, ne bo več zadrege, ko vam postavi nepričakovano vprašanje. Preverite lahko celotno zgodovino poslovanja s stranko, katere težave vam je že sporočila in kako so bile rešene ter katere zadeve so še odprte.

Informacijski sistem pa vam pomaga tudi načrtovati delo v času dopustov. Kako si ga poenostaviti, preberite v zapisu “Kako organizirati delo v času dopustov?”.

Preberite tudi