Čas je, da elektronsko poslovanje zares postane elektronsko

Po tem, ko si je trg komaj dodobra opomogel od globalne recesije, smo podjetja spet potisnjena pred nove izzive, ki jih predstavljajo digitalizacija, mobilne tehnologije in poostrene regulative. Trg danes ceni in spodbuja inovativne, kar v isti sapi pomeni, da z ročnimi procesi vse težje konkuriramo novim poslovnim modelom, ki jih z izrabo naprednih tehnologij prinašajo konkurenti.

Z ročnimi procesi tu seveda ne mislimo na tekoči trak, čeprav se pri delu v pisarni tako večkrat obnašamo. Ročni procesi so vsa ta zamudna opravila, kjer se izgubljajo sledi za dokumenti, vso to rigidno delo, ki se po nepotrebnem podvaja oz. ponavlja in bi ga lahko z lahkoto avtomatizirali in vsi ti zastareli poslovni pristopi, ki slonijo na odsluženi tehnologiji.

S priseganjem na zgornje metode podjetja postajate le bolj okorna. In ker zaradi tega ne morete dovolj hitro odgovarjati novim zahtevam trga, povečujete potrebo po dodatnem kadru. Posledica slednjega pa je jasna: upočasnjevanje poslovne rasti.

Čeprav se prehod iz neučinkovitih načinov dela do želenih rezultatov večkrat zdi nepremostljiva naloga, je nekje vseeno treba začeti. Stopicanje na mestu vam namreč ne bo prineslo nič dobrega. Zato je nujen prehod na popolno elektronsko poslovanje.

Ste vedeli?

– Umski delavci kar 40 % časa porabijo za iskanje in organizacijo informacij.
– 22 % časa povprečnega zaposlenega odžirajo ponavljajoče naloge.
– Tipičen proces v podjetju, ki sledi določenim pravilom, je mogoče 70-80 % avtomatizirati.
– Glavna prioriteta vodstev do leta 2025 je neprekinjeno izboljševanje procesov dela.

Elektronsko poslovanje — kaj lahko storim drugače?

Dobra novica je, da novi pristopi k delu in tehnologije, kot sta avtomatizacija procesov in poslovna inteligenca podjetjem pomagajo izzive razmeroma enostavno prekositi. Pot od tavanja v temi do spremljanja procesov, prepoznavanja ozkih grl in odpravljanja ponavljajočih se nalog je namreč povečini povezana z vpeljavo le enega poslovnega sistema, ki bo poenotil vse razdrobljene aktivnosti, ki jih v podjetju ta hip še podpirate.

 

Zato:

1. Ne zatiskajte si oči pred realnostjo

Do te točke smo bolj ali manj spoznali, da smo podjetja pod velikim pritiskom, da bi izboljšala vse vidike delovanja. Z zbiranjem, pregledovanjem in vnašanjem podatkov v različne sisteme in portale ta napredek zagotovo ne bomo dosegla.

V logistiki, kot je pokazal Edge Research, 15 % anketiranih podjetij ročno delo že zavira pri poslovni rasti, enako je za finančni sektor nakazal McKinsey, ki je pokazal, da obdelava obrazcev na posamezni stopnji obtiči tudi pet dni, ker ti v 70 % primerih še vedno slonijo na papirju in jih je zaradi tega težje urejati in jim slediti.

Zavedanje, da takšno delo omejuje tudi vas, je prvi korak na poti poslovne preobrazbe in prehoda na elektronsko poslovanje. Sedaj morate ugotoviti, kaj lahko sodobni pisarniški sistemi storijo za vas.

2. Ugotovite, kako vam lahko nova tehnologija koristi

V podjetju morda že danes dokumente skenirate in jih shranjujete v mape. Ali veste, kaj se z njimi dogaja potem? Ali veste, da med njimi obstaja povezava? Prednost informacijskih sistemov je, da lahko smiselno povežejo vse informacije, ki jih hranite v podjetju. Tu pa se njegove koristi šele zares začnejo.

Z informacijskim sistemom lahko dosežete neodvisnost delovanja vaše pisarne od zaposlenih, vzpostavite enostaven pregled nad opravili in se izognite scenarijem, ko zaposleni ob odsotnosti sodelavca sploh ne vedo, kje bi z nalogami začeli.

Vaša pisarna lahko postane digitalni sistem, kjer boste z avtomatiziranimi postopki vsi v podjetju vedeli, na katerih projektih prihaja do zamud, zakaj do njih prihaja, katere naloge so še odprte in koliko dodatnega dela bo zanje še potrebnega.

Z večino nalog, kot je arhiviranje dokumentov, prenašanje informacij z računov ipd. pa se sploh ne boste rabili več ukvarjati.

3. Ponavljajoče procese prepustite sistemom

Urejanje arhivov, likvidacija računov, iskanje in upravljanje pogodb in ponudb, bolniške in dopusti … vse to so procesi, ki zaposlenim v podjetju odžirajo veliko časa, velikokrat pa nanese, da se je z njimi hkrati primoranih ukvarjati več ljudi, kar stvari le še poslabša. Informacijski sistemi so nalašč proces avtomatizirali, zato da se lahko v podjetju posvetite stvarem, ki so ključne za zadovoljstvo strank in rast poslovanja.

Kako odkriti zamudne procese v podjetju in jih preoblikovati? Več o tem preberite v zapisu “Spomladansko čiščenje pisarne: 5 korakov za izboljšanje delovnih procesov”.

Preberite tudi