Brezplačne in plačljive rešitve za delo z digitalnimi dokumenti

V zadnjih letih smo priča poplavi najrazličnejših “freemium” aplikacij in pripomočkov za izmenjavo dokumentov, ki so se zaradi enostavnosti uporabe, brezplačnosti in delovanja v oblaku hitro prijele med nezahtevnimi uporabniki.

Tako ne preseneča, da se o njihovi uporabni vrednosti vse bolj glasno sprašujejo tudi podjetja, ki bi prednosti “freemium” pripomočkov izkoristila za pohitritev vsakdanjega dela in povečanje sodelovanje med zaposlenimi.

Malim poslovnim kolektivom se freemium rešitve zdijo privlačne, ker lahko vanje z nekaj kliki spravijo ves podatkovni arhiv. Če je z njihovo vpeljavo mogoče na enkrat zmanjšati še potrebo po tisku, pa sploh super.

A preden storite prvi korak, se je smiselno vprašati, ali lahko freemiumi tudi rastejo skupaj s potrebami in zahtevami vašega podjetja? In kako je v njih poskrbljeno za varnost zaupnih poslovnih in osebnih podatkov?

Da bi lažje razumeli razlike med plačljivimi sistemi za upravljanje informacij in brezplačnimi rešitvami za izmenjavo datotek, moramo najprej razumeti, v čem se razlikujejo in kaj nam sploh prinašajo:

Funkcija Brezplačna rešitev za izmenjavo datotek Sistem za upravljanje informacij
Deluje v oblaku x x
Mobilni dostop x x
Možnost deljenja datotek x x
Pravice za urejanje x x
Iskanje dokumentov poimensko vsebinsko in kontekstualno iskanje
Revizija zgodovine x
Kontrola različic x
Inteligentno zbiranje podatkov x
Avtomatizirani delovni procesi x
Upravljanje/uničenje dokumentov x
Elektronski obrazci x
Varovanje na ravni dokumenta x
Skladnost z varnostnimi predpisi (GDPR ipd.) x

Iz tabele lahko razberemo, da so brezplačne aplikacije odlične za hitro izmenjevanje dokumentov, saj jih ni treba vsakič znova pripenjati v sporočila in pošiljati prek e-pošte. Povezani uporabniki jih imajo vseskozi v skupni rabi in lahko do njih dostopajo od kjerkoli. A vprašati se je treba, ali je to na koncu res vse, kar si od dokumentne oziroma informacijske rešitve želite?

V času, ko sodelovanje in hitro izmenjevanje dokumentov in informacij predstavljata srž pisarniškega dela in je vsebin vse več, tovrstni arhivi ne dohajajo potrebe po hitrejšem delu, kar nas privede do paradoksa, ali se nam takšne rešitve sploh izplačajo.

Plačljivi informacijski sistemi omogočajo veliko več od izmenjavanja datotek

Če je osrednja funkcija brezplačnih rešitev za delo z dokumenti shranjevanje in deljenje dokumentov, gredo sistemi za upravljanje informacij bistveno dlje.

Profesionalni informacijski sistemi dopuščajo nadzor nad dokumenti, upravljanje poslovnih procesov, zagotavljajo večjo varnost ter skladno in nemoteno poslovanje. Sistem za upravljanje informacij tako ni zgolj zakup prostora v oblaku, pa tudi ne le dodatno orodje izmed mnogih, ki jih v podjetju že uporabljate, ampak poenotenje vaših pisarniških opravil znotraj enega sistema, prek katerega lahko vodite/usmerjate in nadzorujete vse pisarniške procese.

Nekaj prednosti sistemov za upravljanje informacij
Razvojne možnosti
Plačljive rešitve za upravljanje informacij imajo razvijalsko skupino in znanje, zato da lahko širijo in dodajo  zmogljivosti sistema, glede na vaše poslovne potrebe, kar je pri brezplačnih rešitvah nemogoče pričakovati. To pomeni, da se boste morali z rastjo poslovanja vseskozi privajati na nova okolja, namesto da bi en poslovni sistem rasel skupaj z vašimi potrebami.
Večja varnost
Četudi so brezplačne rešitve za izmenjavo datotek dobre za izmenjavo neobčutljivih datotek, zatajijo pri občutljivih poslovnih informacijah, saj je nad njimi mogoče hitro izgubiti nadzor.
Izničenje podvajanja datotek
Podjetja, ki se zanašajo na brezplačne rešitve za izmenjavo datotek, lahko hitro svoje podatke shranjujejo na različnih mestih, kar ustvarja nejasnosti, katera različica dokumenta je zadnja, kako se dokument sploh imenuje in kako ga poiskati/priklicati, ko zaposleni potrebuje datoteko.
Poenostavljeno delo v skupinah
Zunanji sodelavci se lahko z dodelitvijo dostopa hitro pridružijo delu na projektih na daljavo.
Brez začetne naložbe
Večina sodobnih sistemov za upravljanje informacij deluje po modelu plačevanja mesečne uporabe, kar pomeni, da jih je mogoče hitro in enostavno implementirati brez začetnih naložb.

Preden začnete razmišljati o brezplačnih rešitvah in njihovi uvedbi, najprej premislite:

  • Ali predvidevate, da bo vaše podjetje še naprej raslo?
  • Kako kritično je v podjetju delo z dokumenti in digitalnimi informacijami?
  • Je pomembno, da jih lahko hitro poiščete?
  • Ali bo uredba GDPR zadevala tudi vas?
  • Ali želite nekatere zamudne procese avtomatizirati?
  • Kako je z dokumenti, ki jih morate zakonsko hraniti v arhivu?
  • Kako imate sicer urejeno arhiviranje? V mapah na papirju, jih shranjujete na računalniku, v oblaku, kombinirate?
  • Kako poteka proces potrjevanja v vašem podjetju?

Vse to so vprašanja, ki jih za vas lahko rešujejo informacijski sistemi in vam delo v podjetju bolj učinkovito organizirajo.

Če ste se odločili, da je leto 2017 čas sprememb tudi za vas, smo pri Canonu rešitev za upravljanje informacij nadgradili z rešitvijo v oblaku EffectiveOffice Cloud, ki prinaša vse koristi upravljanja z informacijami, vendar brez stroškov lastništva in vzdrževanja lastnih strežnikov. Novo ponudbo paketov si že lahko ogledate na tej povezavi.

Preberite tudi