7 nasvetov, kako zaključiti delovnik brez nedokončanih nalog

Motnje med delom, odgovarjanje na e-pošto, sestanki, lovljenje rokov, nove zahteve, prošnje, vedno nove prioritete … Seznamu stvari, ki jih moramo tekom delovnika opraviti, velikokrat res ni videti konca. A izčrpavanje in delo prek svojih zmožnosti nista najboljši odgovor. Še posebej, ker vodita v stresne situacije in vsesplošno nezadovoljstvo.

K sreči obstaja rešitev, kako se neprijetnostim izogniti. Na to, ali boste uspešno zaključili svoj delovni dan, namreč močno vpliva tudi to, kako dobro se znate organizirati in planirati posamezne aktivnosti. Torej, ali znate upravljati svoj čas.

Najboljše pri tem je, da upravljanje časa na delovnem mestu še zdaleč ni tako težko, kot si morda mislite. Zahteva le nekaj discipline. Da bi ga lahko bolje začeli izkoriščati tudi vi, smo za vas pripravili nekaj hitrih in učinkovitih nasvetov:

1. Seznanite se s svojimi zadolžitvami

Ali veste, s katerimi zadolžitvami se morate v resnici ukvarjati in kaj je vaša osrednja vloga v podjetju? Slednje je še posebej pomembno, saj boste imeli tako jasno sliko, s katerimi nalogami se morate ukvarjati, zato boste lažje planirali svoj vsakdan.

2. Planirajte svoj dan

Prvih 30 minut v službi porabite za očrt poteka dneva. Z delom ne pričnite, dokler plana ne zaključite, saj je ta v resnici za vas najbolj pomemben.

Z njim pridobite seznam dnevnih opravil ter tako predvidite potek delovnega dne. Najzahtevnejše naloge lahko postavite na začetek delovnika, saj ste tedaj še dovolj sveži, da bi se skoznje najlažje prebili. Prav tako zjutraj obstaja najmanjša verjetnost, da bi vas kdo med delom zmotil.

3. Postavite si cilje in jih razdrobite na posamezne aktivnosti

Pri planiranju postavite tudi cilje, ki jih želite doseči, in predvidite načine, kako jih boste dosegli. Cilji naj bodo tako kratkoročni kot dolgoročni. S tem boste lažje načrtovali roke in jih po potrebi prilagajali v primeru, da pride do nenadnih sprememb.

4. Obvladujte motnje in jih preusmerite na poznejši čas

Delovni dan je le malokrat linearen, kar pomeni, da vas lahko med delom veliko stvari zmoti. Pri načrtovanju svojega delovnega dne zato ne pozabite predvideti tudi tega. Sestanki so morda res lahko neizbežni, vsekakor pa lahko pred pomembnimi nalogami na poslovnih orodjih, ki so namenjeni interni komunikaciji, spremenite status v “Ne moti”. Ugasnite tudi druge motilne elemente, ki utegnejo odžirati vašo pozornost, kot so obvestila z družabnih omrežij ali nova e-poštna sporočila, če ta niso neposredno povezana z vašim delom. Tudi s klici, ki niso pomembni, se lahko ukvarjate pozneje, ko delo opravite.

5. Vsako delo, ki ga opravljate, si zasluži evalvacijo

Pred vsakim pogovorom s stranko ali nalogo, ki jo želite opraviti, si vzemite pet minut in določite, kaj želite z njo doseči. Ob koncu si vzemite pet minut tudi za to, da razmislite, ali ste cilj dosegli. Če ga niste, ugotovite, kje se je zataknilo in kaj boste naslednjič storili drugače.

6. Ne pozabite na odmore

Odmor je odličen način, kako za trenutek sprostiti misli. Vsako uro zapustite svojo mizo in pretegnite noge. Tako boste k nalogam sedli veliko bolj sveži. Dobro izkoristite tudi čas za malico. Pogovor s sodelavci o prigodah z dopusta bo odličen način, kako se za nekaj časa odklopiti od dela.

7. Tedensko preverjajte svoj doprinos

Zabeležite vse, kar ste tekom tedna postorili, in v skladu s seznamom opravil vsak teden preglejte, kako uspešen teden je za vami. Tako boste veliko lažje razumeli, koliko stvari lahko storite znotraj enega delovnika in kje izgubljate čas, pa tudi kdaj v dnevu ste najbolj produktivni.

Ne pozabite – če želite prevzeti nadzor nad časom na delovnem mestu, prenehajte s prestavljanjem nalog na poznejši čas. Najboljši čas za opraviti delo je prav ta trenutek.

 

Vas zanima, kako bi lahko na delovnem mestu prihranili še več časa? Preberite 3 nasvete o tem, kako prevzeti nadzor nad e-pošto in bolje izkoristiti njene prednosti, ne da bi ob tem imeli občutek, da vas zgolj zavira pri delu.

Preberite tudi