5 korakov do učinkovitega sestankovanja

Znana podjetniška šala pravi, da se sestanka udeležite le, če boste po njem lahko izdali račun. A naj bo še tako pikra, v sebi vendarle skriva zrno soli.

Sestanki so eden največjih odžiralcev produktivnosti v podjetju, na kar smo na naših straneh že opozarjali. Povprečni zaposleni po podatkih New York Timesa zaradi motečih elementov, kot so sestanki, zares dela le tri od petih dni v tednu in tako težko ustvarja doprinos, ki ga vodstvo od njega pričakuje. In za podjetja je huje le še to, da na njem sedi preveč ljudi brez jasne ideje, zakaj so se na sestanku znašli.

Pomislimo, enourni sestanek za podjetje v resnici ne traja le eno uro. Če na njem sedi deset ljudi, je to deseturni sestanek, saj je deset ljudi odložilo delo, ki ga bo moralo podjetje kriti iz svojega žepa.

Zato preden posedete ljudi na sestanek, dobro premislite, kaj želite z njim doseči in koga tam sploh potrebujete. Morda vam je pri tem lahko v pomoč tudi nasvet Amazonovega direktorja Jeffa Bezosa, ki prisega na pravilo dveh pic. Nikdar ne organizirajte sestanka, na katerem dve pici ne bi mogli nahraniti vseh prisotnih.

Nekaj nasvetov, kako voditi učinkovit sestanek, pa smo za vas zbrali spodaj:

  1. Agendo sestanka pripravite vnaprej
  2. Parkinsonovo pravilo pravi, da se delo širi na način, da zapolni čas, ki je na voljo za njegovo dokončanje, četudi obstaja možnost, da bi ga lahko opravili hitreje. Torej, če bomo določili, da je na za sestanek na voljo ena ura, bomo zanj porabili eno uro, ne glede na to, da je vsebine le za pol. Preostali čas bo zapolnil sproščen in nepovezan pogovor, ki ga želite omejiti.

    Zato pred vsakim sestankom razmislimo, kaj je njegov namen, kaj želite z njim doseči in kako ga nameravate izpeljati. Postavite časovne okvirje ter poskrbite, da čas med sestankovanjem nekdo nadzoruje, in opozarja, če je sestanek izgubil rdečo nit.

  3. Seznam udeležencev naj bo dobro premišljen
  4. Učinkovitost sestanka je odvisna od ljudi, ki na njem sedijo. Zraven potrebujete kredibilne sogovorce, ki bodo znali predstaviti probleme ali rešitve. Če ključnih oseb na sestanku ni, ne morete sprejeti pomembnih odločitev.

  5. Začnite ob uri in zaključite ob uri
  6. Ker se pri sestankih veliko časa izgubi za zbiranje vseh udeležencev, zaposlene navadite, da se sestanki pričenjajo ob uri, seveda pa jim pri tem za zgled bodite tudi sami.

    Morda je način, da vrata na sestanek po petih minutah zaklenete, res skrajen, a če boste želeli voditi učinkovite sestanke, vam sprotno kapljanje udeležencev ne bo delalo nobene usluge. V prostoru se bo izgubljala zbranost, pri govorcih pa rdeča nit. Na ta način boste lahko ugotovili, kdo zamuja na sestanke in se pogovorite o razlogih zanje.

    Morda pa lahko uporabite manj skrajno metodo in pred vrati sejne sobe nastavite lonček, v katerega bodo zaposleni za vsako zamujeno minuto investirali evro. Tako bodo naslednjič dobro premislili, ali si na sestanek še želijo zamujati. Najboljše pri tem pa je, da lahko zbrano vsoto na koncu porabite za skupinske aktivnosti ali jo darujete v dobrodelne namene.

  7. Ste že razmišljali o stoječem sestanku?
  8. Ste kdaj pomislili, da lahko stoječa oblika sestankovanja povsem spremeni dinamiko sestankov? Nihče si ne želi na sestanku stati eno uro, zato je stoje stvari veliko lažje in hitreje doreči. Vsi udeleženci dobijo občutek, da so na sestanku zato, da opravijo s stvarmi, izvede pa ga lahko kjerkoli. Manjše skupine se lahko zberete na hodniku, pred vhodom v stavbo, v čajni kuhinji ipd.

  9. Ne pozabite na zapisnik
  10. Velikokrat se lahko na dorečene stvari s sestanka pozabi ali zaposleni po sestanku dobijo različne predstave okoli tega, kaj se je na njem doreklo. Zato naj vsakemu srečanju v 24 urah sledi zapisnik s pomembnimi poudarki, morebitnimi nalogami in predvidenimi roki, da se bodo vsi deležniki lahko nemudoma lotili svojih zadolžitev.

    Tako kot s sestankovanji lahko v podjetju obračunate tudi z drugimi zamudnimi procesi, ki vplivajo na vašo produktivnost. Tukaj poiščite sedem nasvetov, kako lahko tudi vi zaključite delovnik brez nedokončanih nalog.

    Preberite tudi