4 tehnike za večjo produktivnost pri delu

Veliko pišemo, beremo in govorimo o produktivnosti, zakaj je ta pomembna, kaj vse nanjo vpliva in kako nam lahko poslovni sistemi pri doseganju slednje pomagajo. Kaj pa lahko za večjo produktivnost storimo sami? Obstaja kar nekaj različnih tehnik, kako se lahko pri delu samoorganiziramo in preprečimo, da bi nas zunanji dejavniki ovirali pri delu, zato najbolje, da jih kar preverimo.

1. Tehnika pomodoro

Zagotovo je najbolj poznana tehnika pomodoro, ki jo je v zgodnjih devetdesetih letih prejšnjega stoletja ustvaril Francesco Cirillo kot način, kako med seboj učinkovito povezati čas za delo in odmore, zato da bi bili lahko konec dneva bolj produktivni.

Kako deluje?
Metoda je sila preprosta, saj zanjo potrebujete le štoparico in nekaj discipline:

  1. Najprej izberete nalogo, ki jo želite opraviti.
  2. Odštevalnik časa nastavite na 25 minut in se lotite dela brez prekinitev.
  3. Po 25 minutah vzemite 5-minutni odmor in počnite nekaj, kar ni povezano z delom.
  4. Postopek ponovite.
  5. Po štirih ponovitvah si vzemite daljši, 15- do 30-minutni odmor, in napolnite baterije.

Rezultat je večja produktivnost, saj z metodo pomodoro spretno zajezite motnje med delom in jih prestavljate na za to odmerjeni čas.

2. Tehnika flowtime

Če je pomodoro s svojimi odmerjenimi prekinitvami za vas posebej moteč – saj veste, k počitku vas nagovarja ravno v času največje osredotočenosti, si lahko do večje produktivnosti pomagate z merjenjem pretočnosti časa. Metoda flowtime se od pomodora razlikuje po tem, da vas pri izbruhih produktivnosti ne omejuje, saj si čas za delo in počitek odmerjate sami.

Pa potem sploh še lahko govorimo o metodi?

Seveda, saj vam skozi postopek, pri katerem:

  1. izberete nalogo,
  2. merite čas dela,
  3. merite čas, ko ste bili prekinjeni ali si vzeli čas za odmor,
  4. postopek ponavljate,

flowtime pomaga razumeti, kdaj v dnevu ste najbolj produktivni in temu primerno razporejate svoje dnevne aktivnosti. Težje naloge prestavljate na čas, ko ste najbolj skoncentrirani, lažja opravila pa opravite v času, ko pogosteje potrebujete odmore.
Tabela za sledenje flowtime metodi lahko zgleda nekako takole:

Datum Naloga Pričetek dela Zaključek dela Prekinjen/a? Dolžina dela Dolžina odmora
21.9 pregledovanje in sortiranje pošte 9:42 10:21 0 39 10

3. Metoda autofokus

Večina nasvetov in tehnik do večje produktivnosti trpi za očitno težavo. Preveč se osredotočajo na to, kako se organizirati in premalo na to, da je naloge vendarle treba opraviti. Tu na pomoč priskoči metoda autofokus.

Lotite se je tako, da na list papirja najprej izpišete vse naloge, ki jih morate opraviti ter pod zadnjo nalogo potegnete črto. Vse naloge, ki se nahajajo nad črto, predstavljajo vaše stare zadolžitve. Vse nove zadolžitve, ki v tem času pridejo do vas, izpišete pod črto.

Nato prestavite v autofokus način in:

  • Pregledate celoten seznam starih zadolžitev ter med njimi izberete tisto, za katero veste, da bi jo morali opraviti in imate v sebi dovolj motivacije, da to storite.
  • Ko nalogo opravite, jo na seznamu prečrtajte.
  • Na enak način se lotite tudi preostalih nalog na seznamu starih zadolžitev, k novim nalogam pa se obrnite le, ko spoznate, da ste vse stare naloge že opravili ali jih v danem trenutku zaradi zunanjih dejavnikov ne morete zaključiti.

4. Metoda spotlight

Če je vaše vsakdanje delo sestavljeno iz skupka le nekaj nalog, utegne biti autofokus metoda za vas morda preveč zapletena. Zato obstaja podoben način osredotočanja na naloge, ki sliši na ime spotlight in deluje tako, da vse naloge grupira v tri skupine, in sicer:

  • rdeč seznam, ki vključuje naloge, ki zahtevajo takojšnjo pozornost,
  • rumen seznam z nalogami, ki jih morate opraviti v naslednjih dveh dneh,
  • zelen seznam za naloge, ki niso časovno občutljive ali imajo rok izvedbe, daljši od dveh dni.

Pri delu se osredotočite le na naloge z rdečega seznama. Ko ga povsem izpraznite, se pomaknite k rumenemu itd. Nalog ne pozabite vsak dan premeščati iz zelene skupine v rumeno in iz rumene v rdečo, seveda pa si lahko postopek z uporabo ustreznega pripomočka (aplikacije) povsem avtomatizirate.

Vas zanima, kako zaključiti delovnik brez nedokončanih nalog? Sedem nasvetov smo za vas pripravili tukaj.

Preberite tudi