Elektronsko upravljanje dokumentov

Sprejem in evidentiranje dohodne pošte in vhodnih dokumentov ter sledenje njihovi poti v podjetju

Ne veste, kakšna poslovna pošta prihaja v podjetje, kaj se z dokumenti dogaja in ali jih sploh kdo obdela? EffectiveOffice poskrbi, da bo vse evidentirano, pošta razdeljena naslovnikom po elektronski poti, papirni dokumenti pa ustrezno arhivirani, urejeni kronološko. Naslovniki bodo imeli vedno pregled nad tem, kaj so prejeli in kdaj, zunanji računovodski servisi lahko kar na daljavo dostopajo do dokumentacije in jo obdelujejo, prav tako je varen in nadzorovan dostop zagotovljen za vse druge vrste poslovnih dokumentov: pogodbe, naročilnice, delovne naloge in drugo sprotno poslovno dokumentacijo. Ničesar več ne boste izgubili.

Sprejem in evidentiranje izhodne pošte

Zakaj bi evidentirali izhodno pošto in tiskane dokumente? Ker je v evidenci razvidno, kdo je komu kaj poslal, ali je bilo elektronsko podpisano in še kaj. Pošto lahko evidentirate naravnost iz e-poštnega programa Microsoft Outlook, ali pa iz zunanje storitve za elektronsko vročanje ali iz lastnega portala za storitve uporabnikom. Vsa sporočila in dokumenti se shranijo v mapah oziroma so povezana z zadevami, če te obstajajo. Z informacijami v EffectiveOffice je mogoče povezati tudi poslovni informacijski sistem za vodenje poslovanja (ERP), tako lahko učinkovito dopolnjujete dosjeje strank in dobaviteljev tudi z arhivom sporočil in dokumentov, ki so jim poslani. Integrirano in pregledno.

Pretvarjanje dokumentov v elektronsko obliko

Občasno skenirate dokumente, pa potem nikoli ne veste, kje točno jih imate – tudi v elektronski pošti, ali pa še posebej tam, pa jih je nemogoče najti? Usklajena rešitev EffectiveOffice vzpostavi elektronsko shrambo vseh poslovnih dokumentov. Mimogrede boste vzpostavili učinkovito digitalno sprejemno pisarno, ki bo postala osnovna delovna enota za urejanje vašega elektronskega arhiva. Dokumenti se pri skeniranju samodejno razvrstijo in razdelijo, dodelijo se jim procesi, ki jih je treba izvesti. Udobno in hitro.

Samodejno razvrščanje dokumentnega gradiva in iskanje

Dokumenti so osnovni elementi, ki jih vlagamo v dokumentni sistem. Ob vnosu (skeniranju ali elektronski vložitvi) se k njim zapišejo dodatne informacije, denimo čas in datum vložitve, ime vlagatelja, namen, zadeva ali mapa, kamor je dokument vložen, lahko se določi tudi proces, ki je namenjen dokumentu, da opravi svojo poslovno funkcijo v podjetju ali izven njega. Določi se lahko podpisnika, uporabnik pa lahko dokumentu pripiše tudi nalogo, ki jo mora izvesti naslednji zaposleni v procesu, rok, do kdaj mora naloga biti opravljena, in dodatne opombe, na kaj mora biti pozoren. Za dokumentom se vzdržuje sled, zato se ne more izgubiti in nihče ga ne more založiti. V vsakem trenutku je jasno razvidno, kje v procesu se dokument trenutno nahaja in kdo mora na njem opraviti naslednjo akcijo in kakšna akcija to je.

Transparentna obdelava dokumentov v poslovnih postopkih

Se vam dogaja, da iščete kak dokument, pa ga ne najdete? Ali pa najdete napačno različico? Rešitev EffectiveOffice vam na enem mestu omogoči vpogled v celoten življenjski cikel dokumenta, od osnutka do veljavnega poslovnega dokumenta. Vidi se, kdo in kdaj je dodajal spremembe, shranjene so tudi delovne beležke in naloge. Pregledno in urejeno.

Kako v vsej tej dokumentaciji najti pravi dokument ali zadevo

Iskati dokument v sistemu je kot iskati iglo v kopici sena … Ne drži! Iskanje v dokumentnem sistemu EffectiveOffice je enostavno in učinkovito. Vgrajen je zmogljiv iskalnik, ki omogoča iskanje po različnih podatkih, ki se tičejo dokumenta, imenih in datumih ter po zadevah oziroma mapah. Iskati je mogoče tudi po vsebini dokumenta, kar omogoča sprotno branje dokumentov s tehniko OCR (sistem za optično branje znakov oziroma Optical Character Recognition). EffectiveOffice je zato za vas lahko pravi rudnik informacij.

Mobilno dostopanje

Se vam je že kdaj zgodilo, da ste nek dokument iskali in skenirali ponovno, čeprav ste isto opravilo izvajali že pred časom – vendar pa dokumenta sedaj v elektronski pošti, od koder ste ga poslali naslovniku (sodelavcu ali strani), niste več mogli najti? Ali pa vas je morda operativni delavec na terenu prosil, če mu lahko nemudoma kaj preverite, saj stranka trdi nekaj, kar se mu zdi zmotno. Z uporabo rešitve EffectiveOffice je možno takoj in kjerkoli z mobilno napravo (pametnim telefonom, tablico ali prenosnim računalnikom) na varen način – z osebnim uporabniškim imenom zaposlenega in geslom – dostopati do dokumentov, ki so v danem trenutku potrebni. Mogoče je iskati, tiskati in posredovati dokumentacijo. Nič več vas ne bo presenetilo.